in ,

Cách bảo vệ sổ làm việc, trang tính và ô khỏi chỉnh sửa trong Microsoft Excel

biểu tượng excel

Bạn đã làm việc chăm chỉ trên bảng tính của mình. Bạn không muốn bất cứ ai làm hỏng nó. May mắn thay, Microsoft Excel cung cấp một số công cụ khá tốt để ngăn mọi người chỉnh sửa các phần khác nhau của sổ làm việc.

Bảo vệ trong Microsoft Excel dựa trên mật khẩu và xảy ra ở ba cấp độ khác nhau.

Sổ làm việc: Bạn có một số tùy chọn để bảo vệ sổ làm việc. Bạn có thể mã hóa nó bằng mật khẩu để giới hạn những người thậm chí có thể mở nó. Bạn có thể mở tệp ở dạng chỉ đọc theo mặc định để mọi người phải chọn chỉnh sửa tệp đó. Và bạn bảo vệ cấu trúc của sổ làm việc để bất kỳ ai cũng có thể mở sổ làm việc đó nhưng họ cần có mật khẩu để sắp xếp lại, đổi tên, xóa hoặc tạo trang tính mới.

Trang tính: Bạn có thể bảo vệ dữ liệu trên các trang tính riêng lẻ không bị thay đổi.


Ô: Bạn cũng có thể chỉ bảo vệ các ô cụ thể trên trang tính khỏi bị thay đổi.
Về mặt kỹ thuật, phương pháp này liên quan đến việc bảo vệ một trang tính và sau đó cho phép một số ô nhất định được miễn trừ khỏi sự bảo vệ đó.

Bạn thậm chí có thể kết hợp sự bảo vệ của các cấp độ khác nhau để tạo ra các hiệu ứng khác nhau.

Bảo vệ toàn bộ sổ làm việc khỏi chỉnh sửa

Bạn có ba lựa chọn khi nói đến việc bảo vệ toàn bộ sổ làm việc Excel: mã hóa sổ làm việc bằng mật khẩu, đặt sổ làm việc ở chế độ chỉ đọc hoặc chỉ bảo vệ cấu trúc của sổ làm việc.

Mã hóa Workbook bằng mật khẩu

Để bảo vệ tốt nhất, bạn có thể mã hóa tệp bằng mật khẩu. Bất cứ khi nào ai đó cố gắng mở tài liệu, Excel sẽ nhắc họ nhập mật khẩu trước.

Để thiết lập, hãy mở tệp Excel của bạn và đi tới menu Tệp. Bạn sẽ thấy danh mục “Thông tin” theo mặc định. Nhấp vào nút “Bảo vệ sổ làm việc” rồi chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” từ menu thả xuống.

2019 02 12 3

Trong cửa sổ Mã hóa tài liệu mở ra, hãy nhập mật khẩu của bạn rồi nhấp vào “OK”.

2019 02 12 4

Lưu ý: Hãy chú ý đến cảnh báo trong cửa sổ này. Excel không cung cấp bất kỳ cách nào để khôi phục mật khẩu đã quên, vì vậy hãy đảm bảo bạn sử dụng mật khẩu mà bạn sẽ nhớ.

Nhập lại mật khẩu của bạn để xác nhận và sau đó nhấp vào “OK”.

2019 02 12 7

Bạn sẽ được đưa trở lại trang tính Excel của mình. Tuy nhiên, sau khi bạn đóng nó, lần sau khi bạn mở nó, Excel sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu.

2019 02 12 8

Nếu bạn muốn xóa mật khẩu bảo vệ khỏi tệp, hãy mở nó lên (tất nhiên thao tác này yêu cầu bạn cung cấp mật khẩu hiện tại), sau đó làm theo các bước giống như bạn đã sử dụng để gán mật khẩu. Chỉ lần này, hãy để trống trường mật khẩu và sau đó nhấp vào “OK”.

sử dụng mật khẩu trống để xóa mật khẩu bảo vệ

Tạo một Sổ làm việc ở chế độ Chỉ đọc

Làm cho một sổ làm việc mở ở dạng chỉ đọc là cực kỳ đơn giản. Nó không cung cấp bất kỳ biện pháp bảo vệ thực sự nào vì bất kỳ ai mở tệp đều có thể kích hoạt chỉnh sửa, nhưng nó có thể đóng vai trò là một gợi ý để cẩn thận khi chỉnh sửa tệp.

Để thiết lập, hãy mở tệp Excel của bạn và đi tới menu Tệp. Bạn sẽ thấy danh mục “Thông tin” theo mặc định. Nhấp vào nút “Bảo vệ sổ làm việc” rồi chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” từ menu thả xuống.

2019 02 12 10

Bây giờ, bất cứ khi nào bất kỳ ai (bao gồm cả bạn) mở tệp, họ sẽ nhận được cảnh báo cho biết rằng tác giả của tệp muốn họ mở tệp ở chế độ chỉ đọc trừ khi họ cần thực hiện thay đổi.

cảnh báo rằng tác giả của tập tin muốn bạn mở nó ở chế độ chỉ đọc

Để xóa cài đặt chỉ đọc, hãy quay lại menu Tệp, nhấp lại vào nút “Bảo vệ sổ làm việc” và tắt cài đặt “Luôn mở chỉ đọc”.

Bảo vệ cấu trúc của Workbook

Cách cuối cùng bạn có thể thêm bảo vệ ở cấp sổ làm việc là bảo vệ cấu trúc của sổ làm việc. Loại bảo vệ này ngăn những người không có mật khẩu thực hiện thay đổi ở cấp sổ làm việc, nghĩa là họ sẽ không thể thêm, xóa, đổi tên hoặc di chuyển trang tính.

Để thiết lập, hãy mở tệp Excel của bạn và đi tới menu Tệp. Bạn sẽ thấy danh mục “Thông tin” theo mặc định. Nhấp vào nút “Bảo vệ sổ làm việc” rồi chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” từ menu thả xuống.

2019 02 12 13

Nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào “OK”.

2019 02 12 14

Xác nhận mật khẩu của bạn và nhấp vào “OK”.

2019 02 12 15

Bất kỳ ai vẫn có thể mở tài liệu (giả sử bạn không mã hóa sổ làm việc bằng mật khẩu), nhưng họ sẽ không có quyền truy cập vào các lệnh cấu trúc.

lệnh cấu trúc không có sẵn

Nếu ai đó biết mật khẩu, họ có thể truy cập vào các lệnh đó bằng cách chuyển sang tab “Xem lại” và nhấp vào nút “Bảo vệ sổ làm việc”.

2019 02 12 17

Sau đó, họ có thể nhập mật khẩu.

nhập mật khẩu của bạn

Và các lệnh cấu trúc trở nên khả dụng.

lệnh cấu trúc hiện có sẵn

Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu là hành động này sẽ loại bỏ bảo vệ cấu trúc sổ làm việc khỏi tài liệu. Để khôi phục nó, bạn phải quay lại menu tệp và bảo vệ lại sổ làm việc.

Bảo vệ Worksheet khỏi chỉnh sửa

Bạn cũng có thể bảo vệ các trang tính riêng lẻ không bị chỉnh sửa. Khi bạn bảo vệ một trang tính, Excel sẽ khóa không cho chỉnh sửa tất cả các ô. Bảo vệ trang tính của bạn có nghĩa là không ai có thể chỉnh sửa, định dạng lại hoặc xóa nội dung.

Nhấp vào tab “Xem lại” trên dải băng chính của Excel.

chuyển sang tab đánh giá

Nhấp vào “Bảo vệ trang tính”.

img5b35b0ed6d7e1

Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng để mở khóa trang tính trong tương lai.

nhập mật khẩu của bạn

Chọn các quyền mà bạn muốn người dùng có đối với trang tính sau khi nó bị khóa. Ví dụ: bạn có thể muốn cho phép mọi người định dạng nhưng không xóa các hàng và cột.

chọn quyền

Nhấp vào “OK” khi bạn chọn xong các quyền.

hình ảnh 5b35b194ba4fa

Nhập lại mật khẩu bạn đã tạo để xác nhận rằng bạn nhớ mật khẩu đó rồi nhấp vào “OK”.

xác nhận mật khẩu của bạn

Nếu bạn cần xóa lớp bảo vệ đó, hãy chuyển đến tab “Xem lại” và nhấp vào nút “Bỏ bảo vệ Trang tính”.

2019 02 12 20

Nhập mật khẩu của bạn và sau đó nhấp vào “OK”.

nhập mật khẩu của bạn

Trang tính của bạn hiện không được bảo vệ. Lưu ý rằng lớp bảo vệ đã bị xóa hoàn toàn và bạn sẽ cần bảo vệ lại trang tính nếu muốn.

Bảo vệ các ô cụ thể khỏi chỉnh sửa

Đôi khi, bạn có thể chỉ muốn bảo vệ các ô cụ thể khỏi việc chỉnh sửa trong Microsoft Excel. Ví dụ: bạn có thể có một công thức hoặc hướng dẫn quan trọng mà bạn muốn giữ an toàn. Dù lý do là gì, bạn có thể dễ dàng chỉ khóa một số ô nhất định trong Microsoft Excel.

Bắt đầu bằng cách chọn các ô bạn không muốn bị khóa. Nó có vẻ phản trực giác, nhưng này, đó là Office dành cho bạn.

chọn các ô bạn muốn mở khóa

Bây giờ, nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn lệnh “Định dạng ô”.

hình ảnh 5b35b4fa1ce35

Trong cửa sổ Format Cells, chuyển sang tab “Protection”.

chuyển sang tab bảo vệ

Bỏ chọn hộp kiểm “Đã khóa”.

Bỏ chọn hộp kiểm Đã khóa.

Và sau đó nhấp vào “OK.”

hình ảnh 5b35b6660383f

Bây giờ bạn đã chọn các ô mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa, bạn có thể khóa phần còn lại của trang tính bằng cách làm theo hướng dẫn trong phần trước.

Lưu ý rằng bạn có thể khóa một trang tính trước rồi chọn các ô bạn muốn mở khóa, nhưng Excel có thể hơi khó hiểu về điều đó. Phương pháp chọn các ô bạn muốn mở khóa và sau đó khóa trang tính này hoạt động tốt hơn.