in

Cách giảm kích thước tài liệu Microsoft Word

2018 08 23 3

Các tài liệu Word có thể nhận được các tài liệu phức tạp, dài bất thường, lớn với vô số hình ảnh, phông chữ và các đối tượng khác được nhúng. Nhưng cũng có vẻ như các tài liệu có thể phát triển ngoài tầm kiểm soát mà dường như không có lý do gì cả. Nếu bạn đang xử lý một tài liệu lớn, đây là một số điều bạn có thể thử để giảm kích thước tệp của nó.

Nhưng nếu bạn chưa có hình ảnh hoặc bạn đã làm theo các mẹo đó và cần giảm kích thước tệp nhiều hơn, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. Chúng tôi có rất nhiều mẹo để chia sẻ, vì vậy chúng tôi đã chia nhỏ chúng thành những thứ chắc chắn sẽ giúp giảm kích thước của tài liệu Word, những thứ có thể hữu ích và một số mẹo thường được đề xuất mà bạn không nên bận tâm.

Mẹo chắc chắn sẽ giúp giảm kích thước tài liệu

Không phải mọi mẹo bạn tìm thấy sẽ hữu ích cho bạn. Đôi khi điều này là do chúng không áp dụng cho trường hợp của bạn (nếu bạn không có hình ảnh thì các mẹo nén hình ảnh sẽ không được sử dụng) nhưng đôi khi các mẹo này hoàn toàn sai. Chúng tôi đã thử nghiệm tất cả các mẹo trong phần này, vì vậy chúng tôi biết chúng hoạt động.

Chuyển đổi tài liệu của bạn sang định dạng DOCX

Microsoft đã phát hành định dạng DOCX trong Office 2007, vì vậy nếu bạn vẫn đang sử dụng định dạng .doc thì đã đến lúc chuyển đổi. Loại tệp .docx mới hơn về cơ bản hoạt động như một tệp ZIP bằng cách nén nội dung của tài liệu, do đó, chỉ cần chuyển đổi tệp .doc sang định dạng .docx sẽ làm cho tài liệu của bạn nhỏ hơn. (Nhân tiện, điều này cũng áp dụng cho các định dạng Office khác như Excel (.xls thành .xslx), PowerPoint (.ppt thành .pptx) và Visio (.vsd thành .vsdx).)

Để chuyển đổi tệp .doc của bạn, hãy mở tệp đó trong Word và nhấp vào Tệp > Thông tin > Chuyển đổi.

1 Chuyển đổi tài liệu

Nhấp vào “OK” trên lời nhắc xuất hiện, nhấp vào nút “Lưu” và Word sẽ chuyển đổi tài liệu của bạn thành .docx. Word thực hiện chuyển đổi này bằng cách tạo một phiên bản hoàn toàn mới của tài liệu ở định dạng mới, do đó, bạn sẽ vẫn có sẵn phiên bản .doc cũ của mình.

Chúng tôi đã thử nghiệm điều này với một tệp .doc mẫu dài 20 trang chứa sáu hình ảnh, nhiều bảng khác nhau và các dấu định dạng. Tệp .doc ban đầu là 6.001KB nhưng tệp .docx đã chuyển đổi chỉ nặng 721KB. Đó là 12% kích thước ban đầu. Không có gì khác mà chúng tôi đề xuất bên dưới sẽ làm được nhiều hơn để giảm kích thước tệp của bạn, vì vậy nếu bạn có các tệp .doc mà bạn có thể chuyển đổi thành .docx, thì công việc của bạn có thể đã hoàn tất.

Chèn ảnh của bạn thay vì sao chép và dán chúng

Khi bạn sao chép và dán một hình ảnh vào tài liệu của mình, Word sẽ đưa ra một số giả định nhất định về cách xử lý hình ảnh đó. Một trong những giả định này là bạn muốn hình ảnh đã dán có định dạng BMP, là loại tệp lớn hoặc đôi khi là PNG, vẫn còn khá lớn. Thay vào đó, một giải pháp thay thế đơn giản là dán hình ảnh của bạn vào một chương trình chỉnh sửa, lưu nó ở định dạng nhỏ hơn như JPG, rồi sử dụng Chèn > Ảnh để chèn hình ảnh vào tài liệu của bạn.

Việc dán trực tiếp ảnh chụp màn hình nhỏ bên dưới vào một tài liệu Word trống khác đã khiến kích thước của tài liệu đó tăng từ 22 KB lên 548 KB.

2 loại hình ảnh

Dán ảnh chụp màn hình đó vào Paint, lưu nó dưới dạng JPG, sau đó chèn JPG đó vào một tài liệu trống khiến tài liệu chỉ còn 331 KB. Đó chỉ là hơn 40% nhỏ hơn. Thậm chí tốt hơn, sử dụng định dạng GIF dẫn đến một tài liệu nhỏ hơn 60%. Được phóng to lên, đó là sự khác biệt giữa tài liệu 10 MB và tài liệu 4 MB.

Tất nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể thoát khỏi điều này. Đôi khi, bạn sẽ cần chất lượng hình ảnh tốt hơn mà các định dạng như BMP và PNG có thể mang lại. Nhưng nếu đó là hình ảnh nhỏ hoặc bạn không cần chất lượng siêu cao, thì việc sử dụng định dạng có trọng lượng nhẹ hơn và chèn hình ảnh có thể hữu ích.

Trong khi bạn đang lưu hình ảnh của mình, hãy thực hiện chỉnh sửa của bạn

Khi bạn chỉnh sửa hình ảnh trong Word, nó sẽ lưu trữ tất cả các chỉnh sửa hình ảnh của bạn như một phần của tài liệu. Có nghĩa là nếu bạn cắt một hình ảnh trong tài liệu của mình, Word vẫn giữ nguyên hình ảnh gốc. Thay đổi hình ảnh thành đen trắng và Word vẫn giữ lại hình ảnh đầy màu sắc ban đầu.

Điều này làm tăng kích thước tài liệu của bạn một cách không cần thiết, vì vậy khi bạn đã thực hiện các thay đổi đối với hình ảnh của mình và bạn chắc chắn rằng mình không cần hoàn nguyên những hình ảnh đó, bạn có thể yêu cầu Word loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa.

Nhưng tốt hơn là loại bỏ dữ liệu không cần thiết khỏi tài liệu của bạn ngay từ đầu là không có dữ liệu không cần thiết đó trong tài liệu của bạn. Bất kỳ chỉnh sửa nào bạn có thể thực hiện, ngay cả những chỉnh sửa đơn giản như cắt xén hoặc thêm mũi tên, đều được thực hiện tốt nhất trong trình chỉnh sửa hình ảnh trước khi bạn chèn hình ảnh vào tài liệu.

Nén tất cả hình ảnh của bạn trong một lần

Vâng, ngay từ đầu chúng tôi đã nói rằng bài viết này là về các cách khác để giảm kích thước tệp của bạn, nhưng hầu hết các bài viết về chủ đề này đều cho bạn biết cách nén từng hình ảnh một (bao gồm cả bài viết của chúng tôi) và tại đây tại How-To Geek tất cả chúng ta đều đang tìm kiếm những cách tốt hơn để làm mọi việc.

Nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng > Tùy chọn khác. (Bạn có thể có “Lưu bản sao” thay vì “Lưu dưới dạng” nếu bạn đã bật OneDrive với tính năng Lưu tự động.)

3 Tùy chọn khác

Thao tác này sẽ mở hộp thoại “Lưu dưới dạng”, nơi bạn truy cập một số tùy chọn bổ sung. Nhấp vào Công cụ > Nén ảnh.

4 Công cụ Nén Ảnh

Thao tác này sẽ mở bảng “Nén ảnh”, nơi bạn có thể quyết định loại nén nào bạn muốn áp dụng cho tất cả các ảnh của mình cùng một lúc.

5 Nén ảnh

Tùy chọn “Chỉ áp dụng cho ảnh này” có màu xám vì đây là công cụ tất cả hoặc không có gì—tất cả các hình ảnh của bạn sẽ được áp dụng các tùy chọn này khi bạn lưu tài liệu hoặc không có tùy chọn nào trong số chúng được áp dụng. Vì vậy, nếu bạn muốn chọn các tùy chọn khác nhau cho các hình ảnh khác nhau, điều này sẽ không phù hợp với bạn. Nhưng nếu bạn đang muốn nén tất cả hình ảnh của mình trong một lần, thì đây là tùy chọn để sử dụng.

Chọn các lựa chọn của bạn, nhấp vào “OK”, sau đó lưu phiên bản mới của tài liệu với tất cả các hình ảnh được nén.

Ngừng nhúng phông chữ vào tài liệu của bạn

Trừ khi bạn đang sử dụng một phông chữ khác thường từ một thiên hà ở rất xa, gần như chắc chắn rằng bất kỳ ai mà bạn chia sẻ tài liệu của mình sẽ có thể đọc nó bằng bản sao Word của họ (hoặc một giải pháp thay thế miễn phí như Libre Office). Vậy tại sao bạn lại muốn lãng phí dung lượng trong tệp của mình bằng cách nhúng các phông chữ? Ngăn chặn điều này xảy ra bằng cách đi tới Tệp > Tùy chọn > Lưu và tắt tùy chọn “Nhúng phông chữ vào tệp”.

6 Phông chữ nhúng

Bạn có thể nghĩ rằng điều này sẽ không tạo ra nhiều khác biệt, nhưng bạn đã nhầm. Nếu bạn đã bật tính năng nhúng phông chữ và tắt tùy chọn “Không nhúng phông chữ hệ thống chung”, thì sự khác biệt về kích thước tệp là gần 2 MB. Ngay cả khi “Không nhúng các phông chữ hệ thống chung” được bật (có nghĩa là các phông chữ như Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, v.v. không được bao gồm), tệp vẫn lớn hơn gần 1,3 MB.

7 phông chữ được nhúng hay không

Vì vậy, có, ngừng nhúng phông chữ trong tài liệu của bạn.

Ngừng nhúng các tệp khác nếu bạn có thể

Gần đây, chúng tôi đã chỉ cho bạn cách nhúng hoặc liên kết bảng tính Excel trong tài liệu Word (và bạn cũng có thể làm điều này với các tệp khác, chẳng hạn như bản trình bày PowerPoint hoặc sơ đồ Visio). Nếu bạn có thể liên kết đến bảng tính thay vì nhúng nó, bạn sẽ tiết kiệm được phần lớn kích thước của tệp Excel. Bạn sẽ không lưu tất cả vì bảng tính được liên kết sẽ vẫn thêm một số kích thước, nhưng tài liệu của bạn sẽ nhỏ hơn nhiều với một liên kết so với nhúng đầy đủ. Tất nhiên, liên kết cũng có những hạn chế cũng như lợi ích, vì vậy hãy nhớ đọc bài viết đó để hiểu chúng trước khi bạn thực hiện việc này.

Ngừng lưu trữ hình thu nhỏ cho tài liệu

Trước đây, Word cho phép bạn lưu trữ hình ảnh thu nhỏ của tài liệu để Windows có thể hiển thị cho bạn bản xem trước trong File Explorer. Ngày nay, File Explorer có thể tự thực hiện việc này và không cần trợ giúp từ Word, nhưng tùy chọn này vẫn có trong tài liệu của bạn. Trong tài liệu thử nghiệm 721 KB của chúng tôi, việc bật tùy chọn này đã tăng kích thước tệp lên 3247 KB. Đó là kích thước gấp 4,5 lần của tệp gốc — không có gì. Bạn sẽ tìm thấy cài đặt này tại Tệp > Thông tin > Thuộc tính > Thuộc tính nâng cao.

13 Thuộc tính nâng cao

Tắt hộp kiểm “Lưu hình thu nhỏ cho tất cả các tài liệu Word” và nhấp vào “OK”.

14 Hình thu nhỏ

Tên của tùy chọn này hơi gây hiểu nhầm vì việc tắt tùy chọn này ở đây chỉ ảnh hưởng đến tài liệu bạn đang mở, mặc dù nó có ghi “tất cả tài liệu Word”. Nếu tính năng này được bật theo mặc định khi bạn tạo tài liệu thì bạn cần tắt tính năng này trong mẫu Normal.dotx và Microsoft đã cung cấp các hướng dẫn tuyệt vời để thực hiện việc này nếu bạn không chắc chắn cách thực hiện.

Bạn cũng có thể tắt cài đặt này trong hộp thoại “Lưu dưới dạng”, trong đó cài đặt này được gọi chính xác hơn một chút là “Lưu hình thu nhỏ”.

15 Lưu hình thu nhỏ

Xóa thông tin cá nhân và ẩn khỏi tài liệu của bạn

Thông tin cá nhân không chỉ làm tăng kích thước tài liệu của bạn mà còn có khả năng cung cấp cho người đọc thông tin mà bạn không muốn họ có. Cũng có thể có thông tin đã được định dạng là ẩn và nếu bạn không cần văn bản ẩn này trong tài liệu, tại sao không loại bỏ nó?

Xóa thông tin không cần thiết này khỏi tài liệu của bạn bằng cách đi tới Tệp > Thông tin > Kiểm tra sự cố rồi nhấp vào nút “Kiểm tra tài liệu”.

11 Kiểm tra tài liệu

Đảm bảo rằng “Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân” được bật và sau đó nhấp vào “Kiểm tra”. Khi Trình kiểm tra chạy xong, hãy nhấp vào “Xóa tất cả” trong phần “Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân”.

12 Xóa tất cả

Hành động này đã giảm kích thước tệp thử nghiệm của chúng tôi xuống 7 KB, do đó, đây không phải là một lượng quá lớn. Tuy nhiên, bạn nên xóa thông tin cá nhân khỏi các tệp của mình, vì vậy có lẽ bạn vẫn nên làm điều này. Lưu ý rằng bạn không thể khôi phục dữ liệu này sau khi xóa, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hài lòng với dữ liệu đó trước khi xóa. Bạn có thể làm điều tương tự đối với các tùy chọn “Nội dung ẩn” và “Văn bản ẩn”, nhưng điều này sẽ chỉ làm cho tệp của bạn nhỏ hơn nếu bạn có nội dung ẩn.

Tắt AutoRecover (Nếu bạn dám)

Một trong những tính năng tuyệt vời của Word—trên thực tế, một trong những tính năng tuyệt vời của mọi ứng dụng Office—là Tự động Phục hồi. Tính năng này tạo bản sao lưu thường xuyên cho tệp của bạn khi bạn làm việc, vì vậy nếu Word gặp sự cố hoặc máy tính của bạn khởi động lại bất ngờ (chẳng hạn như khi Windows thực hiện cập nhật hệ thống qua đêm), bạn sẽ thấy các phiên bản tài liệu đang mở được khôi phục tự động vào lần khởi động tiếp theo Từ. Tất nhiên, tất cả các phiên bản này đều làm tăng kích thước tệp của bạn, vì vậy nếu bạn tắt Tự động Phục hồi, tệp của bạn sẽ nhỏ hơn.

Chuyển đến Tệp > Tùy chọn > Lưu và tắt tùy chọn “Lưu thông tin Tự động Phục hồi cứ sau [x phút]”.

8 Tự động phục hồi

Điều này sẽ không tạo ra sự khác biệt ngay lập tức, nhưng nó sẽ dừng các phiên bản Tự động Phục hồi mới được thêm vào tệp khi bạn làm việc trên đó.

Chỉ cần được cảnh báo rằng bạn sẽ không còn các phiên bản Tự động Phục hồi, vì vậy nếu Word gặp sự cố hoặc đóng đột ngột, bạn sẽ mất tất cả công việc của mình kể từ lần lưu cuối cùng.

Sao chép mọi thứ vào một tài liệu hoàn toàn mới

Khi bạn làm việc trên một tài liệu, Word sẽ lưu nhiều nội dung khác nhau trong nền để giúp bạn. Chúng tôi đã chỉ ra cách tắt những thứ này nếu có thể và cách xóa dữ liệu mà Word thu thập, nhưng vẫn có thể có những thứ trong tài liệu của bạn mà bạn không cần. Nếu bạn thấy mình phải chịu loại kích thước tài liệu quá lớn này, bạn có thể tạo một tài liệu mới rồi sao chép mọi thứ vào đó.

Bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu trống mới. Chọn tất cả nội dung trong tài liệu hiện tại của bạn bằng cách nhấn Ctrl+A. Trong tài liệu mới, nhấn Ctrl+V để dán mọi thứ. Thao tác này sao chép tất cả văn bản, các phần, định dạng, tùy chọn bố cục trang, đánh số trang—mọi thứ bạn cần.

Tài liệu mới của bạn sẽ không có bất kỳ lưu nền nào trước đó, thông tin Tự động Phục hồi hoặc các phiên bản trước đó và điều này sẽ làm giảm kích thước tệp.

Hãy nhớ rằng làm điều này sẽ sao chép mọi dữ liệu chỉnh sửa trong hình ảnh của bạn, vì vậy bạn có thể muốn xóa dữ liệu đó khỏi tài liệu gốc trước khi sao chép mọi thứ sang tài liệu mới của mình. Nếu bạn không, nó không phải là vấn đề lớn. Bạn vẫn có thể xóa nó khỏi tài liệu mới của mình.

Chúng tôi không thể cho bạn biết điều này sẽ tiết kiệm được bao nhiêu, bởi vì nó có thể là bất cứ thứ gì từ vài kilobyte đến rất nhiều megabyte, nhưng luôn luôn đáng làm nếu bạn muốn loại bỏ càng nhiều chất béo khỏi tài liệu của mình càng tốt.

Như một phần thưởng, chúng tôi cũng đã thấy thủ thuật sao chép/dán vào tài liệu mới này giải quyết các lỗi lạ trong tài liệu Word mà khó có thể theo dõi bằng cách khác.

Mẹo có thể giúp giảm kích thước tài liệu

Một số mẹo có vẻ sẽ hữu ích, nhưng chúng tôi không thể đạt được kết quả khả quan với chúng. Chúng tôi không nói rằng chúng sẽ không giúp giảm kích thước tệp của bạn, nhưng có vẻ như bạn sẽ cần một nhóm hoàn cảnh cụ thể để nhận được bất kỳ lợi ích nào từ chúng. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên thử các mẹo từ phần trước trước, sau đó thực hiện các mẹo này nếu cần.

Tắt lưu nền

Tài liệu càng phức tạp và bạn đã lưu nó càng lâu thì càng mất nhiều thời gian để lưu khi bạn nhấp vào nút “Lưu”. Để giúp giải quyết vấn đề này, Word có một cài đặt tại Tệp > Tùy chọn > Nâng cao có tên là “Cho phép lưu nền”.

16 lần lưu nền

Cài đặt này được bật theo mặc định và lưu tài liệu ở chế độ nền khi bạn đang làm việc trên đó. Ý tưởng là khi bạn nhấp vào “Lưu”, sẽ có ít thay đổi cần lưu hơn và do đó sẽ lưu nhanh hơn rất nhiều. Điều này phần lớn là sự trở lại đối với những ngày mà Word chiếm một lượng tài nguyên hệ thống tương ứng lớn hơn và trên các hệ thống hiện đại, điều này có thể không bắt buộc, đặc biệt nếu bạn không chỉnh sửa các tài liệu quá dài hoặc phức tạp.

Ban giám khảo không biết liệu điều này có tạo ra sự khác biệt đối với kích thước tệp hay không. Để tài liệu mở với cài đặt này được bật không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào đối với kích thước của tài liệu thử nghiệm của chúng tôi (trong khi bật Tự động Phục hồi đã làm tăng kích thước tệp). Thực hiện các sửa đổi trong khoảng thời gian khoảng 30 phút cũng không làm cho kích thước tài liệu thay đổi đáng kể, bất kể “Cho phép lưu trong nền” được bật hay tắt. Việc tắt nó cũng không làm thay đổi tốc độ lưu tài liệu.

Tóm lại: cái này tùy bạn. Nếu việc tắt tính năng này không làm giảm kích thước tệp của bạn, thì hãy để nó bật, bởi vì bất cứ điều gì Word thực hiện để tự động lưu tài liệu của bạn đều là một điều tốt.

Chuyển đổi sang RTF và sau đó chuyển đổi lại sang DOCX

RTF là viết tắt của Định dạng văn bản có định dạng và đó là một tiêu chuẩn mở dành cho các tài liệu cung cấp nhiều định dạng hơn một chút so với văn bản thuần túy, nhưng không phải tất cả các tính năng của DOCX. Ý tưởng chuyển đổi DOCX sang RTF là nó loại bỏ tất cả các định dạng bổ sung và mọi dữ liệu ẩn để khi bạn lưu lại RTF của mình dưới dạng tệp DOCX, kích thước tệp sẽ nhỏ hơn.

Việc chuyển đổi tài liệu kiểm tra 20 trang, 721 KB của chúng tôi thành RTF đã biến kích thước tệp thành 19,5 MB (vì vậy, đừng sử dụng RTF nếu bạn muốn có một tệp nhỏ). Chuyển đổi nó trở lại DOCX dẫn đến một tệp có dung lượng 714 KB. Đó là mức tiết kiệm 7 KB—chưa đến 1%—và vì RTF không thể xử lý một số định dạng bảng đơn giản mà chúng tôi đã sử dụng, nên chúng tôi phải định dạng lại….điều này mang lại kích thước lên tới 721 KB.

Điều này dường như không mang lại nhiều lợi ích cho tài liệu của bạn, đặc biệt là khi DOCX hiện đại có quá nhiều khả năng định dạng mà RTF không thể xử lý.

Chuyển đổi sang HTML và sau đó chuyển đổi lại sang DOCX

Đây là ý tưởng tương tự như chuyển đổi sang RTF, ngoại trừ HTML là một định dạng web. Thử nghiệm chuyển đổi của chúng tôi cho thấy kết quả gần như giống hệt với việc sử dụng RTF.

Chúng tôi đã thử điều này trên tệp DOCX 721 KB của mình và nó đã chuyển đổi nó thành tệp HTML 383 KB. Chuyển đổi nó trở lại DOCX dẫn đến tệp 714 KB. Đó là khoản tiết kiệm 1%, nhưng nó đã gây rối với định dạng, đặc biệt là các tiêu đề và chúng sẽ phải được làm lại.

Giải nén tài liệu và nén nó

Tài liệu DOCX là một tệp nén, giống như tệp lưu trữ bạn tạo bằng 7-Xip hoặc WinRar. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở nó bằng một trong những công cụ đó và xem tất cả nội dung. Một mẹo mà bạn có thể thấy là giải nén tất cả các tệp từ DOCX của mình, thêm chúng vào kho lưu trữ nén, sau đó đổi tên kho lưu trữ đó thành phần mở rộng tệp DOCX. Xin chào, bạn đã có một tài liệu Word đã được nén! Về lý thuyết, điều này nghe có vẻ hợp lý nhưng khi sử dụng cả 7-Zip và WinRar cũng như các định dạng lưu trữ khác nhau, chúng tôi nhận thấy rằng mỗi khi chúng tôi cố mở tệp .docx mà mình đã tạo, Word lại thông báo cho chúng tôi rằng tệp đã bị hỏng.

Có thể có một số ưu điểm trong ý tưởng này—tệp 721 KB của chúng tôi cuối cùng chỉ còn 72 KB—nhưng chúng tôi không khuyên dùng nó trừ khi bạn muốn dành nhiều thời gian chơi với nó để thử và làm cho nó hoạt động. Ngoài ra, việc lưu có thể chỉ đơn thuần là do quá trình nén đã loại bỏ/nén thứ gì đó ngăn Word mở tài liệu, nhưng chúng tôi không thể chắc chắn.

Các mẹo thường được đề xuất có khả năng sẽ không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào

Có một vài gợi ý trôi nổi trên internet nghe có vẻ hợp lý nhưng sẽ không có nhiều tác dụng. Điều đó không có nghĩa là bạn không nên thử chúng, chỉ là bạn không nên mong đợi nhiều ảnh hưởng đến kích thước tài liệu của mình.

Xóa các phiên bản trước của tài liệu

Word giữ các phiên bản trước của tài liệu khi bạn làm việc trên đó. Đây là chức năng Lưu Tự động và một số người đề xuất xóa những chức năng này bằng cách đi tới Tệp > Thông tin > Quản lý Tài liệu và xóa mọi phiên bản cũ.

Tuy nhiên, không có ích gì khi làm điều này vì các phiên bản cũ đó được lưu trữ trong hệ thống tệp Windows chứ không phải trong tài liệu Word của bạn. Xóa chúng sẽ không làm cho tài liệu của bạn nhỏ hơn. Nếu bạn muốn xóa bất kỳ thông tin phiên bản trước nào khỏi bên trong tài liệu, hãy sao chép nội dung sang tài liệu hoàn toàn mới hoặc thực hiện Tệp > Lưu dưới dạng để lưu vào tài liệu mới, như chúng tôi đã đề xuất trước đây.

Chỉ dán văn bản, không phải định dạng

Khi bạn muốn sao chép và dán từ một tài liệu vào tài liệu hiện tại của mình, bạn có thể sử dụng các tùy chọn dán khác nhau.

10 tùy chọn dán

Tùy chọn mặc định được sử dụng nếu bạn nhấp vào nút “Dán” (hoặc nhấn Ctrl + V) là “Giữ định dạng nguồn”. Thao tác này sao chép các phông chữ và định dạng không mặc định như in đậm, in nghiêng, v.v. Nhưng thay vào đó, nếu bạn nhấp vào tùy chọn “Chỉ giữ văn bản”, thì điều này sẽ — hoặc theo lý thuyết là như vậy — giảm kích thước tệp bằng cách xóa định dạng.

Chúng tôi đã thử điều này với tài liệu 20 trang có nhiều định dạng khác nhau được áp dụng cho văn bản trên mỗi trang và chênh lệch kích thước trung bình chỉ dưới 2 KB trên mỗi trang. Điều này có thể quan trọng nếu bạn có một tài liệu hơn 250 trang, trong đó tổng dung lượng lên tới khoảng 0,5 MB, nhưng bạn có thực sự sẽ có một tài liệu Word 250 trang không có định dạng không? Có lẽ là không, bởi vì nó hầu như không thể đọc được, vì vậy bạn sẽ mất khoản tiết kiệm của mình khi thêm lại định dạng.

Bất kỳ lợi ích nào của phương pháp này có thể là do mẹo mà chúng tôi đã đưa ra ở trên – sao chép và dán toàn bộ tài liệu vào một tài liệu mới để xóa các phiên bản trước, các thay đổi chỉnh sửa cũ, v.v.

Thay đổi kích thước của trang

Word cung cấp cho bạn tùy chọn để thay đổi kích thước trang bằng cách đi tới Bố cục > Kích thước và thay đổi từ kích thước “Thư” mặc định. Có những mẹo nổi về điều đó nói rằng nếu bạn chọn kích thước nhỏ hơn nhưng tương tự như “A4” thì những người đọc khác sẽ không chú ý và bạn sẽ tiết kiệm được kích thước nhỏ.

Chúng tôi đã thử điều này với một tài liệu dài 20 trang sử dụng kích thước “Letter” là 721 KB. Chúng tôi đã thay đổi kích thước thành “A4”, “A5” (bằng một nửa kích thước của “A4”) và “B5” và tài liệu của chúng tôi luôn duy trì ở mức ổn định 721 KB mỗi lần. Nói cách khác, nó không tạo ra sự khác biệt nào đối với kích thước tệp.

Ngừng nhúng dữ liệu ngôn ngữ

Có một cài đặt trong Tệp > Tùy chọn > Nâng cao có tên là “Nhúng dữ liệu ngôn ngữ” và bạn sẽ thấy mẹo ở nhiều nơi yêu cầu bạn tắt cài đặt này. Nhìn bề ngoài, điều này nghe có vẻ hợp lý—chẳng phải dữ liệu ngôn ngữ bổ sung sẽ làm tăng kích thước của tài liệu sao?

Tóm lại, câu trả lời là không nếu bạn đang sử dụng tệp .docx hiện đại. Word xử lý dữ liệu ngôn ngữ đằng sau hậu trường và nó không chiếm bất kỳ khoảng trống nào trong tài liệu.

Tắt tùy chọn này có thể tạo ra một chút khác biệt đối với các tệp .doc cũ hơn, nhưng ngay cả khi bạn đã sử dụng một công cụ viết tay và Word có một số “thông tin chỉnh sửa nhận dạng chữ viết tay” để lưu trữ. Mặt khác, nó không tạo ra sự khác biệt nào cả.

Đó là danh sách khá toàn diện của chúng tôi về các cách bạn có thể cắt giảm kích thước tệp Word của mình, nhưng chúng tôi luôn tìm kiếm các phương pháp mới để thử (hoặc gỡ lỗi). Hãy bình luận nếu bạn biết một kỹ thuật mà chúng tôi đã bỏ lỡ và chúng tôi sẽ kiểm tra kỹ thuật đó!