in

Cách giảm kích thước tệp của Slide trong PowerPoint

biểu tượng powerpoint

Xem xét rằng các bản trình bày Microsoft PowerPoint thường đi kèm với rất nhiều hình ảnh, gifs, video nhúng, biểu đồ, đồ thị và nội dung khác, không có gì ngạc nhiên khi bạn nhận được một số tệp khá lớn. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để giảm kích thước tệp của bản trình bày.

Các tệp lớn có thể gây phiền nhiễu. Chúng chiếm nhiều dung lượng đĩa quý giá, làm chậm hiệu suất phát lại và có thể khiến email bị trả lại do vượt quá giới hạn kích thước tệp. Bạn có thể ngăn chặn tất cả những điều này bằng cách giảm kích thước tệp của bản trình bày của mình.

Chúng tôi đã đề cập đến nó trước đây, nhưng điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi xem xét việc giảm kích thước tệp là hình ảnh—và vì một lý do chính đáng. Các tệp hình ảnh có thể khá lớn. Bạn có thể thực hiện các bước để giảm kích cỡ, chẳng hạn như nén hình ảnh trong bản trình bày. Nếu bạn nghi ngờ lý do tệp PowerPoint của mình quá lớn là do hình ảnh, thì hãy nhớ đọc bài viết mà chúng tôi đã viết về cách giảm kích thước tài liệu Office có chứa hình ảnh.

Chúng tôi có một số mẹo bổ sung để thêm vào nếu bạn đã làm theo các bước này nhưng vẫn cần giảm kích thước tệp của bản trình bày.

Chuyển đổi bản trình bày của bạn sang định dạng PPTX

Microsoft đã phát hành định dạng PPTX trong Office 2007. Tuy nhiên, không có gì lạ khi thấy các tệp PPT trôi nổi xung quanh. Vậy sự khác biệt giữa tệp PPT và PPTX là gì? Phiên bản PPTX nén tất cả nội dung trong bản trình bày. Nếu bạn có tệp PPT và chuyển đổi nó thành tệp PPTX, bạn sẽ nhận thấy kích thước tệp giảm xuống.

Chuyển đổi tệp đơn giản chỉ bằng cách nhấn nút và chọn loại tệp. Hãy tiếp tục và mở tệp PPT của bạn, chuyển đến tab “Tệp”, sau đó nhấp vào “Chuyển đổi”.

Chuyển đổi bản trình bày

Windows File Explorer sẽ xuất hiện. Bạn sẽ nhận thấy loại Lưu dưới dạng được đặt là “Bản trình bày PowerPoint”. Đây là loại tệp PPTX. Nhấp vào để lưu.”

Lưu kiểu, mẫu

Tệp PPT của bạn bây giờ sẽ được chuyển đổi thành tệp PPTX. Như bạn có thể thấy, kích thước của tệp đã được giảm.

ví dụ tập tin giảm

HTG Presentation 2 là tệp PPT của chúng tôi và HTG Presentation 3 là tệp PPTX của chúng tôi. Chỉ chuyển đổi loại tệp đã giảm kích thước 335 KB.

Mặc dù đây không phải là mức giảm kích thước tệp ngoạn mục, nhưng chúng tôi đã cố gắng giảm kích thước tệp tài liệu Word từ 6.001 KB xuống 721 KB. Tất cả phụ thuộc vào những gì bên trong tập tin. Nếu may mắn, đây sẽ là bước duy nhất bạn cần thực hiện. Nếu không, hãy tiếp tục đọc.

Chèn ảnh của bạn—Không sao chép và dán

Thật hấp dẫn khi sao chép và dán một hình ảnh trong PowerPoint thay vì sử dụng chức năng chèn. Điều này sẽ không thành vấn đề nếu bạn không quan tâm đến kích thước tệp, nhưng nếu bạn quan tâm, thì hãy cẩn thận khi sao chép và dán—nó có thể định dạng lại hình ảnh của bạn thành BMP hoặc PNG. Tại sao điều này là một vấn đề? Cả hai định dạng tệp đó đều lớn hơn JPG.

chênh lệch kích thước chuyển đổi png sang jpg

Bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên rằng tệp PNG là 153KB so với tệp JPG 120KB của cùng một hình ảnh. Mỗi lần bạn sao chép và dán tệp JPG vào PowerPoint và tệp được chuyển đổi thành PNG, bạn đang thêm một chút kích thước tệp không cần thiết vào bản trình bày. Sử dụng chức năng chèn sẽ đảm bảo hình ảnh của bạn được chèn như dự định.

Thực hiện Chỉnh sửa Hình ảnh trong Trình chỉnh sửa Hình ảnh—Không phải trong PowerPoint

Khi bạn chèn một hình ảnh vào PowerPoint, tốt nhất bạn nên đảm bảo rằng hình ảnh đó không cần bất kỳ chỉnh sửa nào. Nếu nó yêu cầu chỉnh sửa, tốt hơn hết bạn nên thực hiện nó trong trình chỉnh sửa hình ảnh. Tại sao? Khi bạn sử dụng PowerPoint để chỉnh sửa hình ảnh của mình, nó sẽ lưu trữ tất cả các chỉnh sửa đó như một phần của bản trình bày. Ví dụ: khi bạn thay đổi hình ảnh thành đen trắng, PowerPoint cũng giữ lại hình ảnh có đủ màu. Đó là rất nhiều vết cắn bổ sung đang được lưu trữ.

Nếu bạn không có trình chỉnh sửa hình ảnh (bạn có) hoặc đơn giản là bạn phải sử dụng PowerPoint, hãy nhớ yêu cầu PowerPoint loại bỏ tất cả dữ liệu dư thừa được lưu từ các chỉnh sửa. Nó sẽ không giúp bạn tiết kiệm nhiều dung lượng như làm việc trong một trình chỉnh sửa chuyên dụng, nhưng nó sẽ hữu ích.

Nén tất cả hình ảnh trong bản trình bày của bạn

Bạn có thể nén từng hình ảnh trong PowerPoint một lần hoặc tất cả cùng một lúc. Nếu bạn đang muốn làm điều sau, thì đây là cách thực hiện.

Mở bản trình bày của bạn, chuyển đến tab “Tệp”, sau đó chọn “Lưu dưới dạng” trong ngăn bên trái.

chọn lưu dưới dạng tùy chọn

Tiếp theo, chọn “Tùy chọn khác”, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong khu vực nơi bạn sẽ đặt tên cho tệp của mình và chọn loại tệp.

Tùy chọn khác trong tab Lưu dưới dạng

Cửa sổ “Lưu dưới dạng” sẽ xuất hiện—lần này có thêm một vài tùy chọn có sẵn cho bạn. Bên cạnh nút “Lưu”, nhấp vào “Công cụ”.

Các công cụ trong hộp thoại lưu dưới dạng

Trong menu thả xuống xuất hiện, chọn “Nén ảnh”.

Tùy chọn nén ảnh trong công cụ

Cửa sổ “Nén ảnh” sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn loại độ phân giải của hình ảnh (dựa trên PPI) trong bài thuyết trình. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng bạn không thể chọn tùy chọn “Chỉ áp dụng cho ảnh này” trong nhóm “Tùy chọn nén”. Đó là bởi vì, do cách chúng tôi truy cập công cụ này, tùy chọn này không khả dụng.

Lưu ý: Nếu bạn muốn nén một ảnh, hãy chọn ảnh đó rồi đi tới Định dạng Công cụ Ảnh > Nén Ảnh.

Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào “OK”.

cửa sổ nén hình ảnh

Đảm bảo lưu bản trình bày của bạn sau đó.

Không sử dụng phông chữ nhúng

Chúng tôi hiểu lý do tại sao bạn có thể muốn nhúng phông chữ—bạn có thể đang tạo bản trình bày theo chủ đề Chiến tranh giữa các vì sao và do đó, bất kỳ ai mà bạn có thể đang chia sẻ bản trình bày đều không có sẵn những phông chữ đặc biệt đó cho họ. Việc nhúng các phông chữ trong bản trình bày của bạn có thể ngăn chặn các sự cố trong dòng, nhưng nó phải trả giá bằng việc tăng kích thước tệp.

Nói chung, trừ khi bạn chắc chắn cần hiển thị một phông chữ cụ thể, chúng tôi khuyên bạn nên tắt tính năng nhúng phông chữ.

Chuyển đến tab “Tệp” và chọn “Tùy chọn” ở cuối ngăn bên trái.

Tùy chọn ở dưới cùng của khung bên trái

Trên tab “Lưu”, bỏ chọn hộp kiểm “Nhúng phông chữ vào tệp” rồi nhấp vào “OK”.

bỏ chọn hộp phông chữ nhúng

Chúng tôi đã lưu một bản sao của bản trình bày với tất cả các phông chữ được nhúng, không có phông chữ được nhúng và chỉ với các phông chữ được sử dụng trong bản trình bày được nhúng. Nhìn vào sự khác biệt nếu kích thước tệp:

sự khác biệt về kích thước tệp với phông chữ được nhúng

Liên kết đến tệp thay vì nhúng chúng

Xem xét sự khác biệt về kích thước tệp nếu bạn nhúng toàn bộ video YouTube vào bản trình bày của mình thay vì liên kết lại với video đó. Nhúng toàn bộ video sẽ làm tăng đáng kể kích thước bản trình bày của bạn. Chắc chắn có một số lợi ích có giá trị khi nhúng tệp so với liên kết với nó (chẳng hạn như khi người nhận có thể không có quyền truy cập internet để phát video), nhưng nếu kích thước tệp là một vấn đề, đừng làm điều đó.

Không lưu trữ hình thu nhỏ cho bản trình bày

Quay trở lại khi Office cho phép bạn lưu hình ảnh thu nhỏ của bản trình bày để bạn có thể xem trước tệp khi tìm kiếm tệp đó trong File Explorer. Windows đã trở nên tinh vi hơn nên không còn cần đến sự trợ giúp của các ứng dụng Office để thực hiện việc này. Nhưng, tùy chọn vẫn có sẵn.

Chúng tôi đã chạy thử nghiệm nhỏ để xem sự khác biệt về kích thước tệp khi bật và không bật tùy chọn này. Đây là kết quả:

không lưu hình thu nhỏ

Với tùy chọn hình thu nhỏ được bật, kích thước tệp của chúng tôi là 2.660 KB. Nếu không bật tùy chọn này, kích thước tệp đã giảm xuống còn 2.662 KB, tiết kiệm được tổng cộng 7 KB.

Đây là một khoản tiết kiệm khá nhỏ, nhưng khi chúng tôi kiểm tra nó với tài liệu Word, sự khác biệt là rất đáng kể, hiển thị 721 KB khi không bật tùy chọn và 3.247 KB khi bật tùy chọn.

Mặc dù đây là một khoảng cách lớn giữa các ứng dụng và không rõ chính xác tại sao sự khác biệt lại lớn như vậy, đây vẫn là một tùy chọn đáng để khám phá. Để tắt tính năng này, hãy mở bản trình bày của bạn, chuyển đến tab “Tệp”, sau đó chọn “Thuộc tính” được tìm thấy ở phía bên tay phải, sau đó chọn “Thuộc tính nâng cao”.

chọn thuộc tính

Bây giờ bạn sẽ ở trong tab “Tóm tắt” của cửa sổ “Thuộc tính”. Ở dưới cùng của cửa sổ, bỏ chọn hộp bên cạnh “Lưu ảnh xem trước”, sau đó nhấp vào “OK”.

bỏ chọn lưu hình ảnh xem trước

Xóa thông tin cá nhân và ẩn khỏi bản trình bày của bạn

Microsoft Office sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn (chẳng hạn như tên tác giả) và các thuộc tính ẩn trong bản trình bày của bạn. Loại bỏ thông tin này có thể giúp bạn tiết kiệm một chút không gian.

Mở bản trình bày của bạn, chuyển đến tab “Tệp”, chọn tùy chọn “Kiểm tra sự cố”, sau đó chọn “Kiểm tra tài liệu”.

Kiểm tra tài liệu

Cửa sổ “Trình kiểm tra tài liệu” sẽ xuất hiện. Đảm bảo rằng hộp “Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân” được chọn, sau đó nhấp vào “Kiểm tra”.

Kiểm tra tài liệu

Trong cửa sổ tiếp theo, chọn “Xóa tất cả”. Bây giờ thông tin sẽ bị xóa, giúp bạn tiết kiệm một vài KB dung lượng.

Tắt AutoRecover

Chúng tôi không nhất thiết khuyến nghị điều này và nó chỉ nên được sử dụng như một nỗ lực cuối cùng. Tự động Phục hồi là một công cụ thiết yếu trong Office và nếu bạn đã từng bị mất tài liệu trước khi lưu, thì bạn sẽ hiểu chính xác ý của chúng tôi.

Mỗi lần Office sử dụng Tự động Phục hồi, nó sẽ tăng thêm một chút kích thước của tệp. Để tắt Tự động Phục hồi, hãy chuyển đến tab “Tệp” và chọn “Tùy chọn” được tìm thấy ở cuối ngăn bên trái.

Tùy chọn ở dưới cùng của khung bên trái

Trong tab “Lưu” của cửa sổ “Tùy chọn”, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh “Lưu thông tin Tự động Phục hồi sau xx phút”.

bỏ chọn tùy chọn tự động khôi phục

Nếu bạn lưu và thoát khỏi bản trình bày ngay lập tức, bạn sẽ không nhận thấy sự khác biệt. Tuy nhiên, theo thời gian, khi bạn tiếp tục xem qua bản trình bày, tính năng Tự động Phục hồi sẽ thêm KB vào tệp của bạn.

Sao chép mọi thứ vào một bản trình bày mới

Trong khi bạn đang tạo bản trình bày của mình, PowerPoint sẽ lưu nhiều nội dung khác nhau trong nền để giúp bạn giải quyết. Chúng tôi đã đề cập đến cách tắt rất nhiều tính năng này, xóa dữ liệu mà PowerPoint đã lưu, v.v., nhưng luôn có khả năng một số thứ lọt qua kẽ hở và PowerPoint đã lưu trữ một số thông tin mà bạn không cần. Sao chép nội dung của bạn sang một bản trình bày mới có thể là một giải pháp tốt cho vấn đề này.

Tuy nhiên, đây có thể là một chút rắc rối vì với PowerPoint, bạn sẽ cần sao chép và dán từng trang chiếu (và các trang chiếu chính). Sau khi bạn thực hiện xong, bản trình bày mới sẽ không có bất kỳ lưu nền nào trước đó, thông tin Tự động Phục hồi hoặc các phiên bản trước đó của tệp. Kết quả là bạn sẽ thấy sự thay đổi về kích thước tệp.

Mặc dù chúng tôi không thể cho bạn biết chính xác điều này sẽ giảm kích thước tệp của bạn bao nhiêu vì mỗi bản trình bày sẽ khác nhau, nhưng nó đáng để thử.

Khả năng: Giải nén bản trình bày và nén nó

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, tệp PPTX là tệp nén (đó là lý do tại sao kích thước nhỏ hơn nhiều so với tệp PPT trường học cũ). Điều này có nghĩa là bạn có thể mở nó bằng một công cụ như 7-Zip hoặc WinRar, giải nén tất cả các tệp từ PPTX của bạn, thêm chúng vào kho lưu trữ nén, sau đó đổi tên kho lưu trữ thành phần mở rộng tệp PPTX.

Tuy nhiên, chúng tôi đã có một số vấn đề ở đây.

Trong thử nghiệm của Rob với tài liệu Word của anh ấy, nó đã giảm thành công kích thước của tệp từ 721 KB xuống 72 KB. Tuy nhiên, nó đã làm hỏng tệp trong quá trình này. Trong thử nghiệm của tôi với tệp 2.614 KB, nó không làm hỏng tệp mà chỉ giảm xuống còn 2.594 KB—tổng cộng chỉ 20 KB. Chúng tôi không chắc điều gì đang diễn ra ở đây, vì vậy nếu bạn muốn thử, hãy đảm bảo có một bản sao lưu tệp của bạn trước khi thực hiện.

Đó là tất cả các mẹo chúng tôi có để giảm kích thước bản trình bày PowerPoint của bạn. Chúng tôi luôn tìm kiếm những cách mới và thú vị để giảm kích thước tệp của mình, vì vậy nếu bạn có bất kỳ mẹo nào, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét và chúng tôi sẽ sẵn lòng thử nghiệm chúng!