in

Cách nhận thông báo chỉ dành cho những email bạn quan tâm trong Microsoft Outlook

biểu tượng triển vọng

Một số email quan trọng hơn những email khác. Thay vì nhận thông báo mỗi khi có email đến, hãy định cấu hình Microsoft Outlook để chỉ thông báo cho bạn khi nội dung quan trọng đến hộp thư đến của bạn, thay vì bất kỳ email cũ nào có thể đợi cho đến khi bạn kiểm tra hộp thư đến của mình.

Nếu thông báo qua email từ Outlook làm bạn mất tập trung, cách dễ nhất là tắt chúng đi. Nhưng nếu bạn thực sự cần biết khi nào có email từ sếp, khách hàng hoặc ai đó quan trọng với bạn thì sao?

Microsoft Outlook cho phép bạn thiết lập các quy tắc cảnh báo tùy chỉnh cho các địa chỉ email cụ thể hoặc toàn bộ miền. Chúng tôi đã đề cập đến các quy tắc chung trước đây, vì vậy hãy xem nhanh nếu bạn chưa từng sử dụng chúng trước đây.

Khi bạn thiết lập cảnh báo tùy chỉnh bằng quy tắc, quy tắc này sẽ ghi đè các quyền cảnh báo mặc định mà bạn đã thiết lập. Nếu bạn đã tắt tất cả cảnh báo trong Outlook, thì bạn vẫn sẽ nhận được cảnh báo nếu bạn đã thiết lập quy tắc để làm như vậy.

Tạo quy tắc cho một người cụ thể

Để thiết lập quy tắc cảnh báo tùy chỉnh cho một người cụ thể, hãy mở Outlook rồi tìm email từ người mà bạn muốn nhận cảnh báo. Nhấp chuột phải vào email và chọn Quy tắc > Tạo quy tắc.

Tùy chọn "Tạo quy tắc" trong menu ngữ cảnh.

Ngoài ra, hãy chọn email và trên tab Trang chủ của dải băng, bấm vào Quy tắc > Tạo quy tắc.

Tùy chọn "Tạo quy tắc" trong menu ruy-băng.

Bật hộp kiểm bên cạnh tên người gửi rồi chọn “Hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới” và/hoặc “Phát âm thanh đã chọn”.

Cửa sổ "Tạo quy tắc" với các tùy chọn cảnh báo được làm nổi bật.

Nếu bạn chọn “Phát âm thanh đã chọn”, thì bạn sẽ phải chọn tệp âm thanh để phát. Hầu hết mọi người không có sẵn các lựa chọn tệp .wav, vì vậy hãy điều hướng đến C:WindowsMedia (hoặc /System/Library/Sounds/ nếu bạn đang sử dụng Outlook trên máy Mac) và chọn âm thanh bạn muốn. Bạn có thể sử dụng nút phát trong cửa sổ “Tạo quy tắc” để nghe âm thanh trước khi xác nhận lựa chọn của mình.

Cửa sổ "Tạo quy tắc" với nút phát được làm nổi bật.

Nhấp vào “OK” trong cửa sổ Tạo quy tắc và quy tắc của bạn đã được đặt. Từ bây giờ, bạn sẽ được cảnh báo bất cứ khi nào bạn nhận được thư từ địa chỉ email đó.

Tạo quy tắc cho toàn bộ miền

Nếu bạn muốn được thông báo khi nhận được email từ một miền cụ thể, chẳng hạn như một ứng dụng khách cụ thể hoặc miền email gia đình của bạn, bạn sẽ cần thiết lập quy tắc từ đầu.

Trong tab Trang chủ, nhấp vào Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

Tùy chọn menu "Quản lý quy tắc & cảnh báo".

Trong cửa sổ “Quy tắc và Cảnh báo”, nhấp vào “Quy tắc mới”.

Nút "Quy tắc mới".

Chọn “Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được” và sau đó nhấp vào nút “Tiếp theo”.

"Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Cuộn xuống, chọn “Với các từ cụ thể trong địa chỉ của người gửi”, sau đó nhấp vào “Các từ cụ thể” được gạch chân ở bảng dưới cùng.

Tùy chọn "với các từ cụ thể trong địa chỉ của người gửi" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Thêm tên miền mà bạn muốn có cảnh báo, nhấp vào “Thêm” (bạn có thể thêm nhiều tên miền nếu muốn), sau đó nhấp vào “OK”.

Bảng "Tìm kiếm văn bản".

Miền sẽ thay thế “Từ cụ thể”. Nhấn tiếp.”

Trình hướng dẫn Quy tắc hiển thị miền đã chọn.

Bây giờ, chọn xem bạn muốn phát âm thanh, hiển thị cảnh báo hay cả hai. Nếu bạn chọn một âm thanh, bạn sẽ phải nhấp vào “A Sound” và chọn âm thanh bạn muốn. Khi đã xong, hãy nhấp vào “Hoàn tất”.

Các tùy chọn cảnh báo trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Quy tắc sẽ hiển thị trong danh sách “Quy tắc và Cảnh báo”. Nhấp vào “Áp dụng” để bật nó lên.

Cửa sổ "Quy tắc và Cảnh báo".

Từ bây giờ, bất cứ khi nào có email đến từ miền đó, bạn sẽ nhận được thông báo mà bạn đã chọn.