in

Cách sử dụng Chế độ xem phác thảo (Outline View) trong Microsoft Word

Biểu tượng Microsoft Word

Đề cương rất hữu ích để tạo tài liệu kinh doanh, hướng dẫn dài và thậm chí cả sách. Với Microsoft Word, bạn có thể sử dụng chế độ xem phác thảo để đặt các điểm chính của mình ở định dạng có cấu trúc.

Sử dụng Chế độ xem phác thảo trong Microsoft Word

Để bắt đầu, bạn chỉ cần bật chế độ xem phác thảo bằng cách đi tới tab Xem và chọn “Phác thảo” trong phần Chế độ xem của dải băng.

Lượt xemĐề cương MicrosoftWord

Không giống như chế độ xem bố cục web hoặc in trong Word, chế độ xem phác thảo đi kèm với bộ công cụ riêng trong dải băng. Trên tab Dàn bài, những thứ này cho phép bạn làm việc với các cấp độ dàn bài và bất kỳ tài liệu nào bạn muốn nhúng.

Công cụ phác thảo

Theo mặc định, bạn sẽ bắt đầu với Cấp độ 1 và bạn sẽ luôn biết mình đang sử dụng cấp độ nào bằng cách xem hộp thả xuống “Cấp độ phác thảo” ở bên trái của dải băng. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống để thay đổi cấp độ hiện tại của mình.

Trình đơn thả xuống Cấp phác thảo

Ở mỗi bên của hộp Cấp độ phác thảo, bạn có các mũi tên. Những cái ở bên phải cho phép bạn giảm hoặc giảm cấp (mũi tên đơn) hoặc dưới dạng văn bản nội dung (mũi tên kép). Các mũi tên bên trái cho phép bạn tăng hoặc thăng một cấp (mũi tên đơn) hoặc lên cấp cao nhất (mũi tên kép).

Mũi tên cấp phác thảo

Vì vậy, bạn có thể sử dụng hộp thả xuống Cấp độ phác thảo hoặc các mũi tên ở hai bên để chuyển sang cấp độ bạn cần.

Bên dưới các công cụ cấp độ, bạn có một số để sắp xếp lại các mục. Với các mũi tên lên và xuống, bạn có thể di chuyển các mục theo hướng bạn cần. Điều này cho phép bạn dễ dàng sắp xếp lại các điểm của mình.

Sử dụng các mũi tên để sắp xếp lại các mục phác thảo

Các dấu cộng và dấu trừ cho phép bạn mở rộng và thu gọn các cấp độ. Đối với các dàn ý dài, điều này có thể giúp bạn thu gọn các cấp độ mà bạn không cần vào lúc này và mở rộng những cấp độ mà bạn cần.

Sử dụng cộng và trừ để mở rộng và thu gọn các cấp độ

Một công cụ thuận tiện khác để tập trung vào các cấp độ cụ thể là danh sách thả xuống “Hiển thị cấp độ”. Danh sách cho phép bạn chọn cấp độ bạn muốn xem. Chẳng hạn, nếu bạn chọn Cấp 3 trong hộp thả xuống, bạn sẽ chỉ thấy Cấp 1, Cấp 2 và Cấp 3. Điều này ẩn mọi thứ từ Cấp 4, Cấp 5, v.v.

Hiển thị danh sách thả xuống Cấp độ

Hai tùy chọn khác trong phần Công cụ phác thảo là “Hiển thị định dạng văn bản” và “Chỉ hiển thị dòng đầu tiên”. Nếu bạn muốn xem phác thảo của mình mà không định dạng tài liệu của bạn để có giao diện đơn giản, hãy bỏ chọn hộp đó. Nếu bạn có các mục dài trong cấp độ của mình và chỉ muốn xem dòng đầu tiên, hãy chọn hộp đó.

Hiển thị hộp kiểm định dạng và chỉ dòng đầu tiên

Công cụ tài liệu chính

Để bao gồm các tài liệu phụ, hãy nhấp vào “Hiển thị Tài liệu” trong dải băng để mở rộng phần điều khiển đó.

Hiển thị tài liệu

Điều này rất hữu ích nếu bạn có, chẳng hạn như tài liệu kinh doanh và muốn bao gồm một tệp riêng biệt như hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp hoặc tuyên bố công việc.

Nhấp vào “Chèn” nếu bạn có một tệp đã lưu mà bạn muốn duyệt tìm và nhúng hoặc “Tạo” nếu bạn muốn tạo một tệp nhanh chóng.

Tạo hoặc Chèn tài liệu phụ

Sau khi tài liệu con được nhúng, hãy sử dụng nút “Thu gọn tài liệu con” để thu gọn nội dung của tài liệu và chỉ hiển thị liên kết đến tài liệu đó.

Thu gọn tài liệu phụ

Sau đó, nút này thay đổi thành “Mở rộng Tài liệu con” để nhanh chóng mở rộng mục đó và cho phép bạn xem lại nội dung của mục đó.

Mở rộng tài liệu phụ

Các tùy chọn còn lại trong phần Tài liệu chính giúp bạn quản lý các tài liệu phụ mà bạn đưa vào. Chúng như sau:

Bỏ liên kết: Thao tác này sẽ xóa liên kết đến tài liệu phụ và sao chép văn bản vào tài liệu hiện tại.

Hợp nhất: Nếu bạn đang sử dụng nhiều tài liệu phụ, bạn có thể hợp nhất tất cả nội dung từ mỗi tài liệu phụ vào tài liệu phụ đầu tiên.


Tách: Nếu bạn muốn tách nội dung tài liệu con thành nhiều tài liệu, bạn có thể tạo một phần tách tại mỗi điểm chèn.


Khóa tài liệu: Để giữ cho các thay đổi không di chuyển vào các tài liệu con, bạn có thể khóa tài liệu.


Lưu ý: Chỉ các mục áp dụng mới có sẵn trong phần này của dải băng.
Chẳng hạn, nếu bạn không nhúng nhiều tài liệu con, Hợp nhất và Chia sẽ có màu xám.

Công cụ tài liệu chính

Thoát khỏi chế độ xem phác thảo trong Microsoft Word

Bạn có thể tiếp tục sử dụng dạng xem phác thảo trong suốt thời gian tồn tại của tài liệu nếu muốn. Nhưng nếu bạn muốn đóng đại cương, bạn có thể xem tài liệu của mình ở dạng xem mặc định bất kỳ lúc nào. Nhấp vào “Đóng chế độ xem phác thảo” trong dải băng.

ThoátOutlineView MicrosoftWord

Sau đó, bạn sẽ thấy dàn bài của mình ở định dạng có thể thu gọn và có thể mở rộng bằng cách sử dụng bố cục in, bố cục web hoặc chế độ đọc trong Word. Sử dụng các mũi tên bên cạnh tiêu đề để thu gọn hoặc mở rộng các mức bạn đã tạo bằng đường viền.

Đường viền được thu gọn trong Bố cục In

Khi tạo dàn bài là phương pháp tốt nhất để soạn tài liệu, báo cáo hoặc sách của bạn trong Microsoft Word, dạng xem dàn bài sẽ cung cấp cho bạn các công cụ mà bạn cần.