in

Cách sử dụng Chế độ xem tệp của Microsoft Outlook Online

Biểu tượng Microsoft Outlook

Tìm kiếm tệp đính kèm trong email có thể tốn thời gian và gây phiền nhiễu. Rất may, Microsoft có chế độ xem “Tệp” trong Outlook Online giúp dễ dàng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào bạn đang tìm kiếm. Đây là cách nó hoạt động.

Microsoft Outlook theo truyền thống là sự kết hợp của email, lịch, con người và tác vụ, nhưng điều đó lại bỏ qua một thành phần quan trọng: dữ liệu. Nếu bạn sử dụng ứng dụng khách máy tính để bàn Outlook, thì bạn có các tùy chọn tìm kiếm mạnh mẽ để thu hẹp khoảng cách đó. Đối với các tệp đính kèm, có một tùy chọn “Có tệp đính kèm” chuyên dụng trong tab “Tìm kiếm” dành riêng cho các tệp bạn đã gửi hoặc nhận.

Tùy chọn "Có tệp đính kèm" trên tab Tìm kiếm.

Outlook Online không có dải băng, nhưng bạn vẫn có thể tìm kiếm tệp đính kèm bằng cách bấm vào mũi tên trong hộp “Tìm kiếm” và bật hộp kiểm “Tệp đính kèm”.

Hộp kiểm "Tệp đính kèm" trên bộ lọc Tìm kiếm.

Microsoft đã tiến thêm một bước trong Outlook Online và giới thiệu chế độ xem tệp dành riêng cho người đăng ký Microsoft 365/Office 365 và tài khoản Outlook Live.

Bạn có thể truy cập chế độ xem này bằng cách nhấp vào biểu tượng “Tệp” ở góc dưới cùng bên trái của Outlook. Theo mặc định, nó sẽ nằm giữa biểu tượng “Mọi người” và “Việc cần làm”.

3 tệp

Nếu bạn không thể nhìn thấy nó, nhưng thay vào đó bạn có biểu tượng ba chấm, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm và sau đó nhấp vào tùy chọn “Tệp” từ menu bật lên.

4 thực đơn

Chế độ xem mặc định sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tệp, với một biểu tượng hiển thị cho bạn loại tệp, chủ đề, người gửi, ngày nhận hoặc gửi và thư mục chứa email có tệp đính kèm.

Chế độ xem "Tệp" trong bảng Tệp đính kèm.

Trong một thay đổi hơi kỳ lạ, các tệp hình ảnh không được hiển thị trong chế độ xem mặc định này. Để hiển thị những tệp đó, bạn có thể nhấp vào “Tệp x” để hiển thị tất cả các tệp bao gồm hình ảnh hoặc nhấp vào tùy chọn “Ảnh” trong thanh bên để chỉ hiển thị hình ảnh.

Tùy chọn "Ảnh" trong thanh bên Điều hướng.

Theo mặc định, các tệp được hiển thị trong chế độ xem danh sách, nhưng bạn có thể nhấp vào “Xem” và thay đổi thành “Chế độ xem theo ô” để thay vào đó hiển thị các tệp dưới dạng hình thu nhỏ.

Menu "Chế độ xem" và tùy chọn "Chế độ xem ô xếp".

Đây là lúc tùy chọn “Ảnh” xuất hiện, vì bạn sẽ dễ dàng tìm thấy hình ảnh mình đang tìm kiếm hơn nhiều.

Hình ảnh hiển thị ở chế độ "Chế độ xem ô vuông".

Để mở một tệp đính kèm, bấm đúp vào tệp đó trong danh sách Tệp đính kèm và thao tác này sẽ mở ra một bảng xem trước tệp đính kèm và thư được đính kèm.

Chế độ xem trước của tệp đính kèm.

Từ đây, bạn có thể tải xuống tệp và thực hiện nhiều tác vụ khác tùy thuộc vào loại tệp, cũng như thực hiện các tác vụ tiêu chuẩn mà bạn thường có thể thực hiện với email, chẳng hạn như Trả lời, Chuyển tiếp, v.v.

Nếu bạn chỉ cần tìm tệp đính kèm và tải xuống hoặc in nó, bạn có thể bỏ qua bước này và tải xuống hoặc in trực tiếp từ danh sách. Nhấp vào biểu tượng menu ba chấm bên cạnh tên tệp và chọn hành động thích hợp từ menu.

Menu tùy chọn cho tệp đính kèm.

Ngoài ra, chọn mục bằng cách nhấp vào vòng tròn ở bên trái của mục đó và các tùy chọn tương tự sẽ xuất hiện trên thanh công cụ.

Thanh công cụ hiển thị khi tệp đính kèm được chọn.

Đây là cách lý tưởng để tải xuống nhiều tệp cùng một lúc, vì bạn có thể chọn bao nhiêu tệp tùy thích bằng phương pháp này.

Khi bạn hoàn tất các tệp của mình và bạn muốn quay lại email của mình, hãy nhấp vào biểu tượng “Thư” ở dưới cùng bên trái của Outlook.

12 thư

Chế độ xem tệp là một bổ sung tốt cho Microsoft Outlook Online. Nó dễ sử dụng, nhanh chóng và cho phép bạn quản lý các tệp đính kèm của mình theo cách thân thiện với người dùng, chắc chắn là tinh tế hơn so với việc chỉ chọn thông qua các kết quả tìm kiếm.