in

Cách sử dụng Footnotes và Endnotes trong Microsoft Word

Hình ảnh 011 2

Cho dù bạn sử dụng Microsoft Word để viết cá nhân hay chuyên nghiệp, đôi khi bạn có thể muốn thêm các ghi chú bổ sung vào các phần trong công việc của mình. Có thể bạn muốn đưa ra nhận xét phụ về một trong những lập luận của mình hoặc bạn cần trích dẫn tác phẩm của tác giả khác mà không làm sao nhãng nội dung chính. May mắn thay, Word có các công cụ hữu ích để thêm cước chú và chú thích cuối trang vào bài viết của bạn.

Lưu ý: Chúng tôi đang sử dụng Microsoft Word 2016, nhưng Word đã hỗ trợ chú thích cuối trang và chú thích cuối ít nhất kể từ Word 2007. Tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng, các menu chúng tôi xem qua trong hướng dẫn này có thể trông hơi khác một chút. Nhưng đừng lo—các tính năng và chức năng đều giống nhau.

Footnotes và Endnotes là gì?

Chú thích cuối trang và chú thích cuối trang là cả hai cách để thêm các thông tin bổ sung vào bài viết của bạn bên ngoài văn bản chính. Hãy nghĩ về chúng như những lời nói sang một bên, chỉ bằng văn bản. Bạn có thể sử dụng chú thích cuối trang và chú thích cuối trang để thêm nhận xét phụ cho tác phẩm của mình hoặc để trích dẫn các ấn phẩm khác như sách, bài báo hoặc trang web. Sự khác biệt duy nhất giữa cước chú và chú thích cuối là nơi chúng xuất hiện trong tài liệu của bạn.

Như tên gợi ý, chú thích cuối trang được đính kèm ở cuối trang có chứa câu mà chúng tương ứng. Mặt khác, chú thích được thêm vào cuối phần hoặc tài liệu. Bạn nên sử dụng loại nào trong bài viết của mình tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn hoặc—nếu bạn đang viết cho trường học hoặc cơ quan—tiêu chuẩn xuất bản của tổ chức của bạn.

Cách chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối

Khởi động Microsoft Word, rồi mở tài liệu mà bạn muốn thêm chú thích cuối trang (hoặc tạo tài liệu mới nếu bạn mới bắt đầu). Chuyển sang tab “References” trên Ribbon của Word.

Bước 1

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một loạt các tính năng hữu ích để chú thích văn bản của mình, bao gồm các công cụ để chèn mục lục, thêm trích dẫn và tạo thư mục. Nhóm thứ hai trên tab này chứa các tính năng chú thích cuối trang và chú thích cuối trang mà chúng tôi muốn.

Bước 2

Để thêm chú thích cuối trang, hãy đặt điểm chèn của bạn vào văn bản nơi bạn muốn chú thích cuối trang xuất hiện, sau đó nhấp vào nút “Chèn chú thích cuối trang”.

Bước 5.2.1

Word thêm một số siêu ký tự nhỏ vào nơi bạn đã đặt điểm chèn.

Bước 3

Sau đó, ngay lập tức chuyển tiêu điểm sang ngăn chú thích cuối trang và đặt điểm chèn vào chú thích cuối trang mới của bạn để bạn có thể bắt đầu nhập chú thích đó ngay lập tức.

Hình ảnh 010 2

Chú thích cuối trang xuất hiện ở cuối trang bên dưới một đường kẻ ngang ngắn. Mỗi khi bạn thêm một chú thích trên trang này, một số khác sẽ được thêm vào danh sách.

Bước 4

Khi bạn đã thêm chú thích của mình, bạn có thể di con trỏ qua điểm đánh dấu tham chiếu của từng câu để xem bản xem trước của chú thích trong văn bản.

23.1

Bạn cũng có thể nhanh chóng chuyển tab giữa các chú thích cuối trang trong cả văn bản chính và danh sách chú thích cuối trang ở cuối trang bằng cách nhấp vào nút “Chú thích cuối trang tiếp theo” trong thanh điều hướng.

3.2.2

Hoặc, nhấp vào mũi tên menu thả xuống trên nút “Chú thích cuối trang tiếp theo” để chọn một tùy chọn điều hướng khác. Bạn có thể chọn chuyển đến chú thích trước đó hoặc điều hướng đến chú thích tiếp theo hoặc trước đó.

5.1.2

Các bước để chèn chú thích về cơ bản là giống nhau. Đặt điểm chèn của bạn vào nơi bạn muốn chú thích, rồi bấm vào nút “Chèn chú thích cuối” trên tab “Tham khảo” của Dải băng của Word.

Bước 6.1 1

Cũng giống như chú thích cuối trang, Word đính kèm một số chỉ số trên có chứa chú thích cuối. Nhưng lần này, danh sách các ghi chú mà nó tạo sẽ xuất hiện ở cuối phần hiện tại hoặc cuối tài liệu (bạn có thể tùy chỉnh vị trí chúng xuất hiện và chúng ta sẽ nói thêm về điều đó sau một chút).

8.1

Cách định cấu hình chú thích cuối trang và chú thích trong Word 2016

Word có các cài đặt mặc định cơ bản cho cước chú và chú thích cuối, nhưng bạn có thể điều chỉnh các cài đặt này bất kỳ lúc nào từ menu trên tab Tham khảo.

Nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của menu “Chú thích cuối trang”.

3.2.1

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang nơi bạn có thể tùy chỉnh vị trí, giao diện và định dạng của tất cả các chú thích cuối trang và chú thích cuối trang của mình.

Thay đổi vị trí của Footnotes và Endnotes

Theo mặc định, Word đặt cước chú ở cuối trang và chú thích cuối ở cuối tài liệu nhưng bạn có thể thay đổi vị trí xuất hiện của các ghi chú này.

Trong “Vị trí” trong menu Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang, hãy tìm tùy chọn “Chú thích cuối trang” (tùy chọn này sẽ được chọn theo mặc định khi bạn mở menu lần đầu tiên). Mở menu thả xuống ở bên phải của tùy chọn đó và bạn có thể thay đổi vị trí chú thích của mình ở cuối trang hoặc bên dưới văn bản. Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, Word sẽ đặt chú thích của bạn ngay sau phần chính của văn bản thay vì ở cuối trang.

Bước 12 2

Để thay đổi vị trí mặc định của chú thích cuối, hãy chọn tùy chọn “Chú thích cuối”, sau đó mở menu thả xuống ở bên phải. Ở đó, bạn có thể thay đổi vị trí của chú thích cuối thành phần cuối của phần hiện tại hoặc cuối tài liệu.

Bước 13 1

Chuyển đổi Footnotes thành Endnotes (và ngược lại)

Một tùy chọn khác là chuyển đổi tất cả chú thích của bạn thành chú thích cuối hoặc ngược lại. Thay vì thay đổi từng cái riêng lẻ, tùy chọn này cho phép bạn thay đổi tất cả chúng cùng một lúc. Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu có nhiều ghi chú, thì tùy chọn này có thể hữu ích.

Trong phần “Vị trí” của menu Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang, hãy nhấp vào nút “Chuyển đổi”.

Bước 9.1 1

Hộp thoại Chuyển đổi Ghi chú bật lên, cung cấp cho bạn ba tùy chọn: 1) Chuyển đổi Tất cả Chú thích Cuối trang thành Chú thích Cuối trang, 2) Chuyển đổi Tất cả Chú thích Cuối trang thành Chú thích Cuối trang và 3) Hoán đổi Chú thích Cuối trang và Chú thích Cuối trang. Chọn tùy chọn bạn muốn, rồi nhấp vào nút “OK”.

Bước 10.1

Thay đổi bố cục của Footnotes và Endnotes

Theo mặc định, Word tạo danh sách cước chú và chú thích cuối cùng với bố cục giống như trang mà chúng xuất hiện. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh điều này từ cửa sổ Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang bằng cách nhấp vào menu thả xuống “Cột” và chọn số lượng cột bạn muốn sử dụng.

4.2.1.2

Bạn có thể đặt cước chú và chú thích cuối để hiển thị trong tối đa bốn cột khác nhau trên trang.

Tùy chỉnh định dạng của Footnotes và Endnotes

Word cũng cho phép bạn chọn từ một số tùy chọn để định dạng cách đánh số chú thích cuối trang và chú thích cuối trang. Nói chung, bạn nên chọn một hệ thống đánh số khác cho từng loại ghi chú, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng kết hợp chú thích cuối trang và chú thích cuối trang trong cùng một tài liệu. Điều này giúp bạn và người đọc của bạn nhanh chóng phân biệt giữa hai điều này trong nháy mắt.

Trong phần Định dạng, nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải tùy chọn “Định dạng số”. Chọn định dạng số mong muốn của bạn.

Bước 14

Bạn cũng có thể gắn nhãn ghi chú của mình bằng ký hiệu tùy chỉnh thay vì hệ thống đánh số tiêu chuẩn. Bên cạnh tùy chọn Custom Mark, nhấp vào nút “Symbol”.

Bước 15

Menu Biểu tượng sẽ mở ra. Chọn biểu tượng bạn muốn sử dụng để dán nhãn cho ghi chú của mình, sau đó nhấp vào nút “OK”.

10.1.2

Biểu tượng đã chọn của bạn sẽ xuất hiện trong hộp “Dấu tùy chỉnh” và Word sẽ sử dụng biểu tượng này để dán nhãn ghi chú của bạn.

11.1.2

Theo mặc định, chú thích số cuối trang và chú thích cuối trong chuỗi riêng lẻ bắt đầu từ “1” (hoặc a, i, I, v.v.) và tiếp tục trong toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh cả điểm bắt đầu và tính liên tục của ghi chú.

Nếu bạn muốn cước chú hoặc chú thích cuối của mình bắt đầu ở đâu đó khác với số đầu tiên trong chuỗi (ví dụ: 2 thay vì 1), hãy nhấp vào mũi tên trong hộp thả xuống “Bắt đầu tại” để tăng hoặc giảm giá trị bắt đầu. Một ví dụ về nơi mà điều này có thể hữu ích là nếu bạn đang viết một cuốn sách có chứa các chú thích và bạn đang lưu mỗi chương dưới dạng một tài liệu Word riêng biệt. Bạn có thể định cấu hình tài liệu của mỗi chương để bắt đầu đánh số các chú thích ở cuối chương trước.

Bước 16.1.2

Để thay đổi tính liên tục của chuỗi đánh số của bạn, hãy nhấp vào mũi tên menu thả xuống bên cạnh tùy chọn “Đánh số”.

22.1.2

Bạn sẽ thấy ba tùy chọn để đánh số cước chú và chú thích cuối: Liên tục, Bắt đầu lại từng phần và Bắt đầu lại từng trang. Nếu bạn muốn chú thích cuối trang và chú thích cuối của mình được đánh số liên tục từ đầu đến cuối tài liệu, hãy chọn tùy chọn “Liên tục”. Nếu bạn muốn ghi chú của mình được đánh số theo chương hoặc phần, hãy chọn tùy chọn “Khởi động lại từng phần”. Hoặc chọn “Khởi động lại từng trang” để đánh số ghi chú của bạn theo trang.

Áp dụng các thay đổi của bạn cho tài liệu

Sau khi định cấu hình các tùy chọn trên, bạn sẽ cần chọn cách bạn muốn các thay đổi được áp dụng cho tài liệu của mình. Ở cuối menu, nhấp vào mũi tên menu thả xuống bên cạnh tùy chọn “Áp dụng thay đổi cho”.

20.1.2

Nếu bạn muốn các thay đổi của mình áp dụng cho mọi trang và phần trong tài liệu của mình, hãy chọn tùy chọn “Toàn bộ tài liệu”. Hoặc chọn “Phần này” để chỉ áp dụng các thay đổi cho phần của tài liệu bạn đang xem. (Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ không xuất hiện nếu bạn không có dấu ngắt phần trong tài liệu của mình.)

Khi bạn hài lòng với cài đặt của mình, hãy nhấp vào nút “Áp dụng” ở dưới cùng bên phải của menu.

24.1.2

Bạn cũng có thể chèn chú thích cuối trang mới bằng cài đặt đã chọn của mình bằng cách nhấp vào nút “Chèn” ở góc dưới bên trái của menu.

4.1.1.2

Cách tham khảo chéo chú thích và chú thích trong Word 2016

Nếu bạn muốn sử dụng cùng một chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang nhiều lần trong suốt văn bản của mình, có một cách dễ dàng để thực hiện việc đó mà không cần phải chèn đi chèn lại nhiều lần.

Đặt điểm chèn của bạn ở nơi bạn muốn chèn tham chiếu vào văn bản. Trên tab Tham khảo, nhấp vào nút “Tham khảo chéo”.

25.1.2

Trong cửa sổ Tham chiếu chéo, hãy chọn “Chú thích cuối trang” hoặc “Chú thích cuối” từ menu thả xuống “Loại tham chiếu”.

27.1.2

Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống “Chèn tham chiếu đến”.

30.1.2

Tùy chọn “Số chú thích cuối trang” sẽ chèn số chú thích cuối trang trong văn bản thông thường, trong khi tùy chọn “Số chú thích cuối trang (Định dạng)” sẽ chèn số chú thích cuối trang ở dạng chỉ số trên. Tùy chọn “Số trang” sẽ chèn số của trang được tham chiếu thay vì số chú thích cuối trang. Tùy chọn “Above/Below” sẽ chèn từ “Above” hoặc “Below” tùy thuộc vào vị trí của chú thích gốc xuất hiện trong mối quan hệ với tham chiếu chéo. Chọn tùy chọn mong muốn của bạn.

Word cho phép bạn tạo siêu kết nối giữa các tham chiếu chéo để bạn có thể dễ dàng tìm thấy cùng một chú thích ở mọi nơi nó xuất hiện trong tài liệu của bạn. Tùy chọn “Chèn dưới dạng siêu liên kết” được chọn theo mặc định, vì vậy bạn có thể nhấp vào bất kỳ tham chiếu chéo nào và tự động được đưa đến phần tài liệu có chứa chú thích gốc. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này, nhưng bạn có thể bỏ chọn tùy chọn này nếu muốn.

29.1.2

Trong tùy chọn “Dành cho chú thích cuối trang nào”, hãy chọn chú thích cuối trang mà bạn muốn tham chiếu chéo, sau đó nhấp vào nút “Chèn” ở cuối trình đơn.

31.1.3