in

Cách sử dụng Hộp tìm kiếm mới trong Outlook

Biểu tượng Microsoft Outlook

Microsoft đã bỏ một hộp Tìm kiếm mới vào thanh tiêu đề của Outlook. Thoạt nhìn, nó rất giống với hộp Tìm kiếm cũ, nhưng nó có rất nhiều thủ thuật mới. Đây là cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả.

Microsoft Outlook, cùng với các ứng dụng Office khác, hiện có hộp Tìm kiếm mới trên thanh tiêu đề. Đây được gọi là Tìm kiếm của Microsoft và nó sẵn dùng trong cả ứng dụng khách và ứng dụng web trong Microsoft 365 (M365)/Office 365 (O365).

Hộp Tìm kiếm hoạt động theo cùng một cách trong tất cả các ứng dụng, nhưng trước đây, ứng dụng Office duy nhất thực sự có Tìm kiếm là Outlook. Vì vậy, nếu bạn đã quen với phong cách cũ, thì đây là một chút thay đổi.

Trước đây, hộp Tìm kiếm nằm bên dưới dải băng và phía trên email của bạn.

Hộp Tìm kiếm Outlook cũ.

Thay vào đó, hộp Tìm kiếm mới nằm trong thanh tiêu đề.

Hộp Tìm kiếm Outlook mới.

Thanh Tìm kiếm mới cung cấp cho bạn nhiều không gian theo chiều dọc hơn, rất tiện dụng nếu bạn đang sử dụng màn hình nhỏ hơn như máy tính xách tay hoặc máy tính bảng, thay vì màn hình lớn hơn. Đối với những người có trí nhớ cơ bắp về việc nhấp ngay phía trên thư mục email để tìm kiếm, điều này sẽ mất một chút thời gian để làm quen, nhưng đó không phải là một bước nhảy vọt về vị trí.

Microsoft cũng đã thêm hai phím tắt để giúp bạn điều chỉnh—CTRL+E và ALT+Q—đây là một bổ sung đáng hoan nghênh cho những ai muốn tránh chuyển đổi giữa bàn phím và chuột nếu có thể.

Khi bạn nhấp vào hộp Tìm kiếm mới (hoặc sử dụng phím tắt), một menu hiển thị các tìm kiếm, người và hành động gần đây sẽ xuất hiện.

Menu hộp Tìm kiếm mới.

Chúng tôi có cảm xúc lẫn lộn về điều này. Một mặt, khá hữu ích khi bạn có cảm giác giống như một khay nhớ tạm về hoạt động gần đây trong ứng dụng. Nhưng mặt khác, nó bao gồm rất nhiều công cụ được tìm thấy trên dải băng tab Tìm kiếm. Không có cách nào để thay đổi hành vi này và chúng tôi không mong đợi Microsoft có thể định cấu hình hành vi đó.

Nếu bạn muốn xem tab Tìm kiếm, bạn sẽ phải bấm vào một đoạn trống của dải băng để ẩn menu thanh Tìm kiếm thả xuống.

Phần trống của ruy băng.

Khi bạn nhập vào hộp Tìm kiếm, menu sẽ lọc các cụm từ tìm kiếm, người và hành động để khớp với nội dung bạn nhập. Bất kể điều gì khác, đây là thay đổi lớn nhất trong Tìm kiếm của Microsoft: nó không còn chỉ tìm kiếm qua email nữa. Tính năng mới tìm kiếm mọi thứ trong Outlook, bao gồm chức năng Outlook.

Thay đổi này đặc biệt hữu ích cho việc tìm hiểu cách thực hiện mọi việc. Ví dụ: nếu bạn muốn biết cách di chuyển email, hãy nhập “di chuyển” vào hộp Tìm kiếm và bên dưới bất kỳ email nào khớp với từ đó, menu sẽ hiển thị các lệnh có liên quan.

Các hành động Outlook được hiển thị trong menu Tìm kiếm.

Mặc dù bạn vẫn có thể nhập các lệnh như “từ: [email protected] ” giống như Tìm kiếm cũ, Outlook hiện có giao diện người dùng tốt hơn và dễ dàng hơn nhiều để xây dựng tìm kiếm của bạn. Nhấp vào mũi tên bên cạnh hộp Tìm kiếm và một menu tìm kiếm đơn giản sẽ xuất hiện.

Mũi tên bộ lọc trong hộp Tìm kiếm.

Nhập vào các bộ lọc này và Outlook sẽ tự động thêm cú pháp chính xác vào hộp Tìm kiếm, điều đó có nghĩa là bạn không cần phải nhớ đúng lệnh để nhập nữa.

Hộp Tìm kiếm đang hiển thị các tùy chọn bộ lọc.

Bạn vẫn có thể thay đổi vị trí tìm kiếm mặc định, nhưng giờ đây bạn cũng có thể thay đổi các trường tìm kiếm mặc định. Nếu bạn muốn tìm kiếm những thứ không có trong các trường mặc định, hãy nhấp vào “Thêm tùy chọn khác”.

Bảng "Tùy chọn tìm kiếm nâng cao".

Thao tác này sẽ hiển thị các tùy chọn bổ sung mà bạn có thể bật cũng như tắt các trường bạn không sử dụng. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp và nhấp vào “Áp dụng” khi bạn hoàn tất.

Và nếu bạn không thích trình đơn thả xuống mới, thì tab Tìm kiếm trên dải băng vẫn ở đó, mặc dù bây giờ nó chỉ xuất hiện khi bạn bấm vào hộp Tìm kiếm.

Tab Tìm kiếm trên ruy-băng.

Nếu nơi làm việc của bạn sử dụng O365 với giấy phép kinh doanh, bạn sẽ nhận được một số chức năng bổ sung như khả năng tìm kiếm trên các hộp thư dùng chung và xem kết quả từ Bing.

Nhìn chung, chúng tôi khá thích hộp Tìm kiếm mới. Nó có nhiều sức mạnh và chức năng hơn so với hộp Tìm kiếm cũ và cung cấp nhiều không gian màn hình hơn cho các email thực tế của bạn. Vâng, menu tự động thả xuống trên tab Tìm kiếm hơi khó chịu, nhưng thật khó để biết làm thế nào công ty có thể tránh được điều đó trong khi vẫn cung cấp danh sách Lịch sử. Nhìn chung, đó là một cải tiến rõ ràng, không có gì xấu.