in ,

Cách sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu Excel

Logo Microsoft Excel trên nền xám

Pivot Table vừa cực kỳ đơn giản vừa ngày càng phức tạp khi bạn học cách thành thạo chúng. Chúng rất tuyệt trong việc sắp xếp dữ liệu và làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn và ngay cả một người mới hoàn thành Excel cũng có thể tìm thấy giá trị khi sử dụng chúng.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bắt đầu với Bảng tổng hợp trong bảng tính Microsoft Excel.

Đầu tiên, chúng ta sẽ gắn nhãn hàng trên cùng để chúng ta có thể tổ chức dữ liệu của mình tốt hơn sau khi áp dụng PivotTable ở bước sau.

thêm tiêu đề

Trước khi chúng ta tiếp tục, đây là cơ hội tốt để loại bỏ bất kỳ hàng trống nào trong sổ làm việc của bạn. PivotTable hoạt động với các ô trống, nhưng chúng không thể hiểu rõ cách tiến hành với một hàng trống. Để xóa, chỉ cần đánh dấu hàng, nhấp chuột phải, chọn “Xóa”, sau đó “Shift cells up” để kết hợp hai phần.

xóa hàng trống

Nhấp vào bên trong bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu. Trên tab “Chèn”, nhấp vào nút “PivotTable”.

nhấp vào ô

Khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào “OK”. Bạn có thể sửa đổi cài đặt trong hộp thoại Tạo PivotTable, nhưng điều này thường không cần thiết.

đối thoại xoay nút ok

Chúng tôi có rất nhiều lựa chọn ở đây. Cách đơn giản nhất trong số này là chỉ nhóm các sản phẩm của chúng tôi theo danh mục, với tổng số tất cả các giao dịch mua ở cuối. Để thực hiện việc này, chúng ta chỉ cần nhấp vào bên cạnh mỗi hộp trong phần “Trường PivotTable”.

kiểm tra

Để thực hiện các thay đổi đối với PivotTable, chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong tập dữ liệu để mở lại thanh bên “Trường PivotTable”.

nhấp vào ô

Sau khi mở, chúng tôi sẽ dọn dẹp dữ liệu một chút. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi không cần ID sản phẩm của mình là một tổng, vì vậy, thay vào đó, chúng tôi sẽ chuyển số đó từ trường “Giá trị” ở dưới cùng sang phần “Bộ lọc”. Chỉ cần nhấp và kéo nó vào một trường mới và thoải mái thử nghiệm ở đây để tìm định dạng phù hợp nhất với bạn.

chuyển tổng sang bộ lọc

Để xem ID sản phẩm cụ thể, chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh “Tất cả” trong tiêu đề.

xem mũi tên id sản phẩm

Danh sách thả xuống này là một menu có thể sắp xếp cho phép bạn xem riêng từng ID sản phẩm hoặc kết hợp với bất kỳ ID sản phẩm nào khác. Để chọn một sản phẩm, chỉ cần nhấp vào sản phẩm đó rồi nhấp vào “OK,” hoặc chọn tùy chọn “Chọn nhiều mặt hàng” để chọn nhiều ID sản phẩm.

bấm nhiều lần ok

Điều này là tốt hơn, nhưng vẫn không lý tưởng. Thay vào đó, hãy thử kéo ID sản phẩm vào trường “Hàng”.

id sản phẩm thành hàng

Chúng tôi đang đến gần hơn. Bây giờ ID sản phẩm xuất hiện gần sản phẩm hơn, làm cho nó dễ hiểu hơn một chút. Nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Thay vì đặt ID Sản phẩm bên dưới sản phẩm, hãy kéo ID Sản phẩm lên trên Mặt hàng bên trong trường “Hàng”.

di chuyển id sản phẩm

Điều này có vẻ hữu ích hơn nhiều, nhưng có lẽ chúng tôi muốn có một cái nhìn khác về dữ liệu. Vì vậy, chúng tôi sẽ chuyển Danh mục từ trường “Hàng” sang trường “Cột” để có giao diện khác.

chuyển danh mục sang cột

Chúng tôi không bán nhiều bánh cuộn ăn tối, vì vậy chúng tôi đã quyết định ngừng bán chúng và xóa ID Sản phẩm khỏi báo cáo của mình. Để làm điều đó, chúng tôi sẽ nhấp vào mũi tên bên cạnh “Nhãn hàng” để mở menu thả xuống.

mũi tên hàng

Từ danh sách các tùy chọn, bỏ chọn “45” là ID sản phẩm cho món cuộn ăn tối. Bỏ chọn hộp này và nhấp vào “OK” sẽ xóa sản phẩm khỏi báo cáo.

bỏ chọn hộp kiểm

Như bạn có thể thấy, có một số tùy chọn để chơi. Cách bạn hiển thị dữ liệu của mình thực sự tùy thuộc vào bạn, nhưng với PivotTable, thực sự không thiếu các tùy chọn.