in

Cách sử dụng tính năng Mailbox Cleanup để dọn dẹp các thư mục rác trong Outlook

1667915937 7 văn phòng triển vọng lede 4

Dọn dẹp Hộp thư trong Outlook là một bộ công cụ được thiết kế để loại bỏ rác khỏi hộp thư của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để xem lại kích thước hộp thư của mình, tự động xóa các mục theo kích thước và ngày, đồng thời thực hiện một số chức năng khác. Hãy đi qua chúng và có một cái nhìn.

Trước tiên, bạn cần mở công cụ. Đi tới Tệp > Công cụ và nhấp vào Dọn dẹp Hộp thư.

1 Dọn dẹp hộp thư

Có sẵn một số công cụ và chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách xem lượng dữ liệu trong hộp thư của bạn.

Xem lại kích thước hộp thư của bạn

Hộp thư Outlook của bạn được tạo thành từ các thư mục—Hộp thư đến, Mục đã gửi, Lưu trữ, v.v.—và việc biết kích cỡ của các thư mục sẽ giúp bạn biết vị trí của tất cả các email của mình. Để tìm hiểu, hãy nhấp vào “Xem Kích thước Hộp thư”.

2 Xem Kích thước hộp thư

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Kích thước thư mục, hiển thị cho bạn kích thước của từng thư mục. Theo mặc định, nó sẽ mở ra trong tab Dữ liệu cục bộ. Dữ liệu cục bộ là dữ liệu được lưu trữ trên máy tính của bạn trong các tệp .pst và .ost.

3 Dữ liệu cục bộ

Các cột hiển thị tên, kích thước và tổng kích thước của thư mục (là kích thước bao gồm mọi thư mục con). Phần hay nhất của chế độ xem này là nó hiển thị cho bạn các thư mục mà bình thường bạn có thể không xem xét, chẳng hạn như lịch. Nếu bạn có nhiều năm yêu cầu cuộc hẹn và cuộc họp, bạn có thể dễ dàng có một lượng kha khá kilobyte trong lịch mà bạn có thể dọn sạch bằng cách xóa các sự kiện cũ.

Nếu bạn muốn xem kích thước của các thư mục trên máy chủ thư, hãy nhấp vào tab “Dữ liệu máy chủ”. Lần đầu tiên bạn mở tab này, có thể mất một chút thời gian để dữ liệu được điền. Điều này là do Outlook đang liên hệ với máy chủ Exchange, yêu cầu dữ liệu trên các tệp của bạn (được tính toán nhanh chóng), sau đó tải xuống và hiển thị kết quả.

4 Thư mục máy chủ

Mỗi lần bạn mở tab này tiếp theo, quá trình truy xuất dữ liệu sẽ nhanh hơn nhiều vì Exchange chỉ phải thực hiện phân tích sự khác biệt và hầu hết các thư mục không thay đổi kích thước nhiều như vậy. Sau khi tab được tải, bạn sẽ thấy kích thước thư mục trên máy chủ Exchange. Kích thước này có thể không giống với kích thước trong tab Dữ liệu cục bộ vì Outlook không nhất thiết phải tải tất cả thư xuống máy tính của bạn.

5 dữ liệu máy chủ

Ví dụ: trên tab Dữ liệu Cục bộ của tôi, Tổng Kích thước của thư mục Lưu trữ là 116805 kb, nhưng trên tab Dữ liệu Máy chủ, Tổng Kích thước là 363399 kb—chênh lệch là 246594 kb (265 MB). Đó là rất nhiều thư không hiển thị trong dữ liệu cục bộ. Chuyện gì đang xảy ra vậy?

Theo mặc định, Outlook chỉ giữ một lượng thư nhất định trên máy khách cục bộ của bạn để đảm bảo email của bạn không chiếm quá nhiều dung lượng. Trên các máy tính có ổ cứng lớn hơn 64gb (hầu hết hiện nay), Outlook sẽ chỉ giữ các email từ năm ngoái trên máy tính của bạn. Các thư cũ hơn được giữ trên máy chủ email và bạn có thể truy cập chúng. Bạn có thể tải xuống các thư cũ hơn và thay đổi mặc định này nếu muốn. Hãy nhớ rằng bạn có thể thay đổi mặc định để nó cũng tải xuống ít thư hơn, vì vậy nếu đang chật vật về dung lượng, bạn có thể muốn thay đổi mặc định từ 1 năm thành 6 tháng (hoặc ít hơn).

(Lưu ý: Điều này chỉ ảnh hưởng đến các tài khoản sử dụng máy chủ Microsoft Exchange, như Hotmail, live.com, O365 và một số tài khoản công ty. Nếu bạn đang sử dụng Outlook để tải xuống thư từ các nhà cung cấp khác như Google hoặc Yahoo, cài đặt này sẽ bị bỏ qua và tất cả thư đã được tải xuống.)

Giờ đây, bạn đã biết thư mục của mình chứa bao nhiêu dữ liệu, bạn có thể ưu tiên dọn dẹp những thư mục nào.

Tìm kiếm thư cũ hoặc thư lớn

Nếu bạn có thư trong nhiều thư mục khác nhau, bạn có thể tìm kiếm trên toàn bộ hộp thư của mình để tìm thư cũ hơn hoặc lớn hơn.

6 Tìm kiếm tập tin

Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn tìm thư có tệp đính kèm lớn mà bạn có thể xóa hoặc chuyển từ Outlook sang ổ cứng hoặc dịch vụ đám mây. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm tất cả thư trên 5 MB, bạn có thể vi thay đổi trường “Tìm các mục lớn hơn” thành 5000 kb rồi nhấp vào nút “Tìm”.

7 Tìm thư

Bảng tìm kiếm tiêu chuẩn của Outlook sẽ đưa ra danh sách các thư có dung lượng ít nhất là 5 MB.

8 kết quả tìm kiếm

Những kết quả này chỉ trả về email, nhưng bạn có thể thay đổi trường “Tìm kiếm” thành bất kỳ loại tệp cụ thể nào nếu bạn muốn tạo một mạng lưới rộng hơn.

9 Thay đổi kết quả

Từ kết quả tìm kiếm, bạn có thể mở từng email và xóa chúng hoặc xóa tệp đính kèm. Đừng quên lưu các tệp đính kèm trước khi xóa hoặc gỡ bỏ chúng nếu bạn cần lưu chúng.

Bắt đầu một AutoArchive

Bạn có thể đặt các tham số tự động lưu trữ cho từng thư mục riêng lẻ trong Outlook, điều mà chúng tôi đã đề cập trước đây như một phần của cái nhìn rộng hơn về việc giữ cho Outlook hoạt động trơn tru. Nếu bạn đã thiết lập các quy tắc tự động lưu trữ, bạn có thể khởi động chúng trong Dọn dẹp Hộp thư bằng cách nhấp vào nút “Tự động lưu trữ”.

10 Tự động lưu trữ

Quá trình này chuyển qua tất cả các thư mục trong Outlook và áp dụng mọi quy tắc lưu trữ tự động mà bạn đã thiết lập. Nếu bạn chưa thiết lập bất kỳ thứ gì thì bạn có thể lo lắng về việc vô tình nhấn vào nút này, nhưng đừng lo—quy tắc tự động lưu trữ mặc định là không làm gì cả.

Xem và làm trống các mục đã xóa

Nếu bạn muốn “xóa mềm” thư của mình bằng cách di chuyển chúng vào thư mục Các mục đã xóa và bạn hiếm khi làm trống nó, thì tùy chọn này là dành cho bạn.

Lưu ý: Một số người thích sử dụng thư mục Các mục đã xóa của họ như một loại kho lưu trữ, ném mọi thứ vào đó và không bao giờ làm trống thư mục. Đây không phải là một ý tưởng hay vì có rất nhiều cách để bạn có thể làm trống thư mục Các mục đã xóa quá dễ dàng. Thay vào đó, nếu bạn cần giữ một tin nhắn, hãy thiết lập một kho lưu trữ!

Nhấp vào “Xem kích thước các mục đã xóa” để xem các mục đã xóa của bạn đang chiếm bao nhiêu dung lượng, sau đó hít một hơi thật sâu và nhấp vào “Làm trống”.

11 Xóa Thùng

Thao tác này sẽ xóa tất cả các mục khỏi thư mục Các mục đã xóa. Nếu điều đó làm bạn sợ thì bằng mọi cách, hãy dành một chút thời gian để chuyển bất kỳ thư quan trọng nào vào Kho lưu trữ của bạn trước, nhưng bạn thực sự nên làm trống các mục đã xóa của mình thường xuyên và không sử dụng nó làm kho lưu trữ.

Xem và xóa thư xung đột

Tùy chọn cuối cùng trong Dọn dẹp Hộp thư là xóa các thư xung đột. Đây là những email mà Outlook cho rằng xung đột với email hiện có vì chúng có cùng thông tin tiêu đề. Thông thường, điều này là do sự cố đồng bộ hóa tạm thời với máy chủ Exchange và bạn có thể xóa những email này mà không gặp sự cố. Để xem liệu bạn có bất kỳ email nào trong thư mục Xung đột hay không, hãy nhấp vào nút “Xem Kích thước Xung đột” để xem phiên bản đã lọc của cửa sổ Kích thước Thư mục.

12 Xem xung đột

Nếu có bất kỳ email nào ở đó, hãy đóng cửa sổ Kích thước thư mục rồi nhấp vào nút “Xóa” trong cửa sổ Dọn dẹp Hộp thư.

13 Xem và Xóa

Đó chính là công cụ Dọn dẹp Hộp thư. Nó không đặc biệt hào nhoáng, nhưng nó hiệu quả và hữu ích.