in ,

Cách tạo Bảng Pivot trong Excel

Logo Microsoft Excel trên nền xanh

Nếu bạn giống như nhiều người dùng ứng dụng bảng tính, bạn có thể cảm thấy sợ hãi bởi các bảng tổng hợp. Nhưng nếu bạn bắt đầu với những điều cơ bản và tìm hiểu cách tạo bảng tổng hợp trong Microsoft Excel, thì nó có thể trở thành tính năng yêu thích của bạn.

PivotTable trong Excel là gì?

Bảng tổng hợp cung cấp một cách tương tác để bạn sắp xếp, nhóm, tính toán và phân tích dữ liệu. Bạn có thể thao tác cùng một dữ liệu theo nhiều cách khác nhau để xem chính xác những gì bạn cần. Bảng tổng hợp cung cấp cho bạn một cách mạnh mẽ để làm việc với tập dữ liệu để phát hiện các mẫu, xem xét tóm tắt và tính toán số lượng, trung bình hoặc tổng số.

Thông thường, bạn sẽ tạo một bảng tổng hợp nếu bạn có nhiều dữ liệu. Đây là điều làm cho bảng tổng hợp trở thành một công cụ có giá trị; khả năng làm cho một lượng lớn dữ liệu dễ quản lý hơn để phân tích.

Microsoft sử dụng “PivotTable” như một từ duy nhất trong tài liệu và giao diện của mình xung quanh “bảng tổng hợp”. Vì vậy, bạn có thể thấy cả hai điều khoản khi sử dụng ứng dụng và chúng tôi sẽ đưa cả hai điều khoản vào hướng dẫn này nếu có.

Tạo một Pivot Table cơ bản trong Excel

Để bắt đầu, hãy chọn dữ liệu của bạn. Bạn có thể tạo bảng tổng hợp từ một dải ô hoặc cấu trúc bảng hiện có. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn có một hàng tiêu đề ở trên cùng và không có cột hoặc hàng trống.

Sau đó, bạn có hai cách để tạo bảng tổng hợp. Bạn có thể sử dụng một trong các PivotTable được đề xuất của Excel hoặc tự tạo bảng.

Sử dụng PivotTable được đề xuất

Giống như chèn biểu đồ trong Excel với các tùy chọn biểu đồ được đề xuất, bạn có thể thực hiện tương tự với bảng tổng hợp. Sau đó, Excel sẽ xem xét dữ liệu của bạn để tìm các bảng phù hợp.

Chuyển đến tab Chèn và nhấp vào “PivotTable được đề xuất” ở phía bên trái của dải băng.

ChènPivotTable được đề xuất

Khi cửa sổ mở ra, bạn sẽ thấy một số bảng tổng hợp ở bên trái. Chọn một để xem bản xem trước ở bên phải. Nếu bạn thấy một cái bạn muốn sử dụng, hãy chọn nó và nhấp vào “OK”.

Các bảng tổng hợp được đề xuất

Một trang tính mới sẽ mở ra với bảng tổng hợp mà bạn đã chọn. Bạn cũng sẽ thấy thanh bên Trường PivotTable ở bên phải cho phép bạn chỉnh sửa bảng mà chúng tôi giải thích bên dưới.

Đã chèn bảng tổng hợp được đề xuất

Tạo bảng Pivot của riêng bạn

Thay vào đó, nếu bạn muốn đi sâu vào và tạo bảng tổng hợp của riêng mình, hãy chuyển đến tab Chèn và chọn “PivotTable” trong dải băng.

ChènPivotTable

Bạn sẽ thấy một cửa sổ xuất hiện cho PivotTable Từ Bảng hoặc Phạm vi. Ở trên cùng, hãy xác nhận tập dữ liệu trong hộp Bảng/Phạm vi. Sau đó, quyết định xem bạn muốn bảng trong trang tính mới hay trang tính hiện có của bạn. Để phân tích nhiều bảng, bạn có thể chọn hộp để thêm bảng đó vào Mô hình Dữ liệu. Nhấp vào “OK.”

Hộp thiết lập bảng tổng hợp

Sau đó, bạn sẽ thấy bảng tổng hợp và thanh bên Trường PivotTable, sẵn sàng để bạn tạo bảng của mình hoặc chỉnh sửa bảng được đề xuất mà bạn đã chèn.

Thanh bên của bảng Pivot để tạo bảng

Xây dựng hoặc chỉnh sửa Pivot Table

Sử dụng thanh bên Trường PivotTable, hãy bắt đầu bằng cách chọn các trường ở trên cùng mà bạn muốn đưa vào bằng cách chọn các hộp.

Lưu ý: Bạn có thể chọn và bỏ chọn các hộp cho các trường bạn muốn sử dụng bất kỳ lúc nào.

Sau đó, Excel sẽ thả các trường đó vào các hộp ở cuối thanh bên mà Excel tin rằng chúng thuộc về. Đây là nơi bạn sẽ quyết định cách bạn muốn đặt chúng trong bảng của mình.

Các trường có sẵn cho bảng tổng hợp

Tùy thuộc vào loại dữ liệu trong trang tính của bạn, bạn sẽ thấy những thứ như số trong hộp Giá trị, ngày và giờ trong hộp Cột và dữ liệu văn bản trong hộp Hàng. Đây là các giá trị mặc định cho các loại dữ liệu đó nhưng bạn có thể di chuyển chúng đến nơi bạn muốn.

Ví dụ: chúng tôi muốn xem Tháng của mình dưới dạng cột thay vì hàng. Bạn chỉ cần kéo trường đó từ hộp Hàng sang hộp Cột và bảng của bạn sẽ cập nhật tương ứng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các mũi tên thả xuống bên cạnh các trường để di chuyển chúng.

Trường được chuyển đến một hộp khác

Nếu bạn có nhiều trường trong một hộp, thì thứ tự cũng xác định vị trí trong bảng tổng hợp. Trong ví dụ này, chúng tôi có Bộ phận đầu tiên và Vị trí thứ hai trong hộp Hàng, đây là cách chúng được nhóm trong bảng.

Thứ tự hộp hàng

Nhưng bằng cách di chuyển Vị trí lên trên Bộ phận, thay vào đó, chúng tôi xem từng vị trí của mình là các trường chính, đó là những gì chúng tôi muốn. Sau đó, chúng tôi chỉ cần sử dụng các nút trừ và cộng bên cạnh mỗi Vị trí để mở rộng nhóm và xem các Phòng ban.

Thứ tự hàng đã thay đổi

Bởi vì bạn có thể di chuyển các trường giữa các hộp bằng thao tác kéo và thả đơn giản, điều này cho phép bạn dễ dàng tìm thấy trường phù hợp nhất cho phân tích dữ liệu của mình.

Lọc hoặc Sắp xếp Bảng Pivot

Lợi ích của việc sử dụng bảng trong Excel bao gồm khả năng lọc và sắp xếp dữ liệu của bạn khi cần. Bảng tổng hợp cung cấp các chức năng tương tự.

Bạn sẽ thấy các bộ lọc được tích hợp sẵn cho cột đầu tiên của mình và tùy thuộc vào cách sắp xếp dữ liệu của bạn, có thể có nhiều cột. Để áp dụng bộ lọc cho cột, hãy nhấp vào nút bộ lọc bên cạnh tiêu đề và chọn cách lọc dữ liệu như cách bạn thường làm trong bảng Excel.

Lọc một cột trong bảng tổng hợp

Để sắp xếp, nhấp vào nút và chọn một tùy chọn sắp xếp.

Sắp xếp bảng tổng hợp

Thêm bộ lọc bảng

Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc cho cấp cao nhất của bảng. Sử dụng ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn lọc toàn bộ bảng để xem từng Bộ phận, từng bộ phận một. Kéo trường bạn muốn sử dụng làm bộ lọc vào hộp Bộ lọc trong thanh bên Trường PivotTable.

Trường được chuyển đến hộp Bộ lọc

Bạn sẽ thấy bảng của mình cập nhật để đặt bộ lọc này ở trên cùng. Sau đó, nhấp vào nút bộ lọc để áp dụng bộ lọc bạn muốn vào thời điểm đó.

Đã áp dụng bộ lọc bảng

Để xóa bộ lọc bảng cấp cao hơn này, chỉ cần kéo trường ra khỏi hộp Bộ lọc trong thanh bên.

Được, bạn đã có nó! Những kiến ​​thức cơ bản cơ bản bạn cần để tạo bảng tổng hợp trong Excel. Hy vọng rằng cách thực hiện này sẽ giúp bạn có một khởi đầu tuyệt vời với bảng tổng hợp của riêng mình!