in ,

Cách tạo Danh sách thả xuống trong Microsoft Excel

Logo Microsoft Excel

Việc sử dụng danh sách thả xuống trong Microsoft Excel có giúp bạn hoặc đồng nghiệp của bạn nhập dữ liệu dễ dàng hơn không? Nếu bạn nói có và muốn tiến thêm một bước, bạn có thể tạo danh sách thả xuống phụ thuộc một cách dễ dàng.

Với danh sách thả xuống phụ thuộc, bạn chọn mục bạn muốn trong danh sách đầu tiên và điều đó xác định các mục hiển thị dưới dạng lựa chọn trong danh sách thứ hai. Ví dụ: bạn có thể chọn một sản phẩm, chẳng hạn như áo sơ mi, sau đó chọn kích cỡ, một mặt hàng thực phẩm, chẳng hạn như kem, sau đó chọn hương vị hoặc album, sau đó chọn một bài hát.

Bắt đầu

Rõ ràng, bạn sẽ cần thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên và sẵn sàng sử dụng trước khi có thể tạo danh sách phụ thuộc. Chúng tôi có một hướng dẫn đầy đủ với tất cả các chi tiết bạn cần để tạo danh sách thả xuống trong Excel để làm mới lại, vì vậy hãy nhớ xem qua.

Vì việc thiết lập danh sách thứ hai tuân theo cùng một quy trình cơ bản nên chúng tôi sẽ bắt đầu từ đó. Sau đó, chúng tôi sẽ chuyển sang thiết lập phụ thuộc.

Thêm và đặt tên các mục danh sách thả xuống phụ thuộc

Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng các phòng ban trong công ty của mình cho danh sách thả xuống đầu tiên và sau đó là nhân viên trong từng phòng ban cho danh sách thứ hai.

Các bộ phận của chúng tôi bao gồm Tiếp thị, Tài chính và Nhân sự (HR) và mỗi bộ phận có ba nhân viên. Những nhân viên này là những người chúng ta cần thêm và đặt tên.

Liệt kê các mục cho danh sách phụ thuộc, rồi chọn các ô. Điều này đặt các ô trong một nhóm để bạn có thể đặt tên cho nhóm. Với các ô được chọn, đi tới Hộp Tên ở bên trái của Thanh Công thức và nhập tên cho nhóm ô.

Đặt tên nhóm ô trong Excel

Tên của mỗi nhóm phải khớp với các mục danh sách trong danh sách thả xuống đầu tiên của bạn.

Sử dụng ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt tên cho các nhóm của mình với các phòng ban trong danh sách đầu tiên của chúng tôi: Tiếp thị, Tài chính và Nhân sự.

Nhóm ô được đặt tên

Bạn có thể thêm các mục cho danh sách phụ thuộc của mình trên cùng một trang tính nơi danh sách sẽ nằm hoặc trên một trang khác. Với mục đích của hướng dẫn này, bạn sẽ nhận thấy rằng chúng ta có mọi thứ trên cùng một trang tính.

Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc

Sau khi tất cả các mục trong danh sách của bạn nằm trong một trang tính và được đặt tên, đã đến lúc tạo danh sách thả xuống thứ hai. Bạn sẽ sử dụng tính năng Xác thực dữ liệu trong Excel, giống như khi tạo danh sách đầu tiên của mình.

Chọn ô nơi bạn muốn danh sách. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào “Xác thực dữ liệu” trong phần Công cụ dữ liệu của dải băng.

DataTabValidationDanh sách phụ thuộc

Chọn tab Cài đặt trong cửa sổ bật lên. Bên dưới Cho phép, chọn “Danh sách” và ở bên phải, chọn hộp cho Danh sách thả xuống trong ô. Theo tùy chọn, bạn có thể chọn hộp Bỏ qua các ô trống nếu muốn.

Chọn danh sách và danh sách thả xuống trong ô

Trong hộp Nguồn, nhập công thức bên dưới. Đảm bảo thay thế tham chiếu ô trong ngoặc đơn bằng ô chứa danh sách thả xuống đầu tiên của bạn.

=INDIRECT($B$6)

Thêm GIÁN TIẾP làm Nguồn

Lưu ý: Hàm INDIRECT “trả về tham chiếu được chỉ định bởi một chuỗi văn bản.” Để biết thêm chi tiết về chức năng này, hãy xem trang Hỗ trợ của Microsoft.

Nếu bạn muốn bao gồm Thông báo đầu vào hoặc Cảnh báo lỗi, hãy chọn các tab đó trong cửa sổ bật lên và nhập chi tiết. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “OK” để thêm danh sách thả xuống vào ô.

Bây giờ, hãy kiểm tra danh sách của bạn. Khi bạn chọn một mục trong danh sách thả xuống đầu tiên, bạn sẽ thấy các mục liên quan đến lựa chọn của mình dưới dạng tùy chọn trong danh sách thứ hai.

Danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel

Để nhập dữ liệu nhanh hơn cho chính bạn hoặc cộng tác viên của bạn, hãy thử danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel!