in

Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook

Logo Microsoft Outlook trên nền xanh

Chuyển tiếp email đủ đơn giản trong Microsoft Outlook. Nhưng nếu bạn thấy mình thường xuyên chuyển tiếp các loại email giống nhau, tại sao không tự động hóa tác vụ này? Bạn có thể tự động chuyển tiếp một số email hoặc thậm chí tất cả chúng.

Cho dù bạn sử dụng Outlook trên máy tính để bàn hay trên web, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập chuyển tiếp email. Bằng cách dành vài phút bây giờ, bạn có thể tiết kiệm thời gian sau này và chuyển sang các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Thiết lập chuyển tiếp tự động trong Outlook trên máy tính để bàn của bạn

Tương tự như email BCC tự động, tự động chuyển tiếp email bằng Outlook trên máy tính để bàn của bạn liên quan đến việc thiết lập quy tắc. Điều này áp dụng cho việc chuyển tiếp các thư cụ thể cũng như tất cả các email.

Chuyển tiếp một số email nhất định

Chọn hộp thư mà bạn muốn làm việc trong Outlook, nếu bạn có nhiều hộp thư.

Mẹo: Nếu trong hộp thư đến của bạn có một email là một trong những email bạn muốn chuyển tiếp, hãy chọn email đó. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo quy tắc vì Outlook sẽ sử dụng một số chi tiết trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Chuyển đến tab Trang chủ, nhấp vào mũi tên thả xuống Quy tắc trong phần Di chuyển của dải băng và chọn “Tạo quy tắc”.

CreateRule OutlookAutoForwardDesktop

Khi cửa sổ Tạo quy tắc hiển thị, nhấp vào “Tùy chọn nâng cao” để mở Trình hướng dẫn quy tắc.

AdvancedOptions OutlookAutoForwardDesktop

Bước đầu tiên trong việc thiết lập quy tắc chuyển tiếp của bạn là chọn điều kiện. Chọn hộp bên cạnh mỗi điều kiện bạn muốn sử dụng để chọn email. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ thấy những hiển thị này trong phần mô tả ở phía dưới. Bấm tiếp.”

Chọn các điều kiện

Bây giờ, bạn sẽ chọn hành động. Bạn có thể chọn Chuyển tiếp nó tới Mọi người hoặc Nhóm Công khai hoặc Chuyển tiếp nó tới Mọi người hoặc Nhóm Công khai dưới dạng Tệp đính kèm. Chọn hộp theo sở thích của bạn.

Chọn một hành động Chuyển tiếp

Trong phần mô tả ở dưới cùng, hãy nhấp vào “Mọi người hoặc Nhóm công khai”.

PeoplePublicGroup OutlookAutoForwardDesktop

Sau đó, chọn địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp thư đến và nhấp vào “Tới” ở dưới cùng. Nếu cần, bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống bên dưới Sổ địa chỉ để chọn một danh sách liên hệ nhất định. Nhấp vào “OK.”

Chọn địa chỉ chuyển tiếp

Quay lại cửa sổ Trình hướng dẫn Quy tắc, nhấp vào “Tiếp theo” và đánh dấu vào các hộp để biết các ngoại lệ bạn muốn thêm, nếu có. Bấm tiếp.”

Chọn bất kỳ ngoại lệ nào

Đặt tên cho quy tắc của bạn và sau đó chọn hộp Bật quy tắc này. Theo tùy chọn, bạn có thể chọn hộp để chạy quy tắc ngay lập tức. Nhấp vào “Hoàn tất” để lưu và bật quy tắc của bạn.

Đặt tên và kích hoạt quy tắc

Chuyển tiếp tất cả email

Nếu bạn muốn chuyển tiếp tất cả các email bạn nhận được đến một địa chỉ email khác, bạn sẽ thực hiện theo các bước tương tự như trên với một ngoại lệ.

Trong bước điều kiện của Trình hướng dẫn quy tắc (Bước 1), hãy chọn hộp Đã gửi tới [địa chỉ email của bạn]. Điều này sẽ áp dụng quy tắc cho tất cả các email được gửi đến địa chỉ đó. Sau đó, tiếp tục với phần còn lại của quy trình thiết lập quy tắc để chuyển tiếp email.

Chuyển tiếp tất cả các email đến địa chỉ

Thiết lập chuyển tiếp tự động trong Outlook trên web

Nếu bạn sử dụng Outlook cho web, bạn có thể tạo quy tắc chuyển tiếp giống như phiên bản trên máy tính. Tuy nhiên, bạn sẽ thiết lập chuyển tiếp cho tất cả các email đến ngoài việc sử dụng quy tắc.

Đối với một trong hai tùy chọn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên Cài đặt. Ở dưới cùng, nhấp vào “Xem tất cả cài đặt Outlook”.

Cài đặtXem tất cả OutlookAutoForwardWeb

Chuyển tiếp một số email nhất định

Để chỉ chuyển tiếp các email cụ thể, bạn sẽ thiết lập một quy tắc. Chọn “Thư” ở ngoài cùng bên trái và sau đó chọn “Quy tắc” ở bên phải. Nhấp vào “Thêm quy tắc mới”.

AddNewRule OutlookAutoForwardWeb

Chỉ có ba bước để thiết lập quy tắc trong Outlook dành cho web. Bắt đầu bằng cách đặt tên cho quy tắc của bạn.

Đặt tên cho quy tắc

Tiếp theo, nhấp vào hộp thả xuống để chọn một điều kiện. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí như email đến từ ai, tên của bạn xuất hiện như thế nào hoặc dòng chủ đề hoặc nội dung bao gồm những gì.

Chọn một điều kiện

Thực hiện lựa chọn của bạn và sau đó bao gồm bất kỳ chi tiết bổ sung nào cần thiết trong hộp bên phải, nếu có. Để bao gồm nhiều tiêu chí hơn, hãy nhấp vào “Thêm điều kiện khác” và thực hiện tương tự.

Đã thêm điều kiện

Cuối cùng, bạn sẽ thêm hành động. Nhấp vào hộp thả xuống để Chọn một hành động và chọn “Chuyển tiếp tới” hoặc “Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm” theo tùy chọn của bạn.

Chọn một hành động Chuyển tiếp

Nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp email vào hộp xuất hiện. Để bao gồm một hành động khác hoặc thêm một ngoại lệ, hãy nhấp vào liên kết tương ứng.

Đã thêm hành động

Nếu bạn có các quy tắc khác được thiết lập bằng các điều kiện tương tự, bạn có thể chọn hộp Ngừng xử lý các quy tắc khác nếu muốn. Điều này sẽ bỏ qua các quy tắc tiếp theo áp dụng cho cùng một email.

Khi bạn hoàn thành, hãy xem lại quy tắc của mình và nhấp vào “Lưu”.

SaveRule OutlookAutoForwardWeb

Chuyển tiếp tất cả email

Thay vì chuyển tiếp các email cụ thể, bạn có thể chọn chuyển tiếp tất cả chúng.

Chọn “Thư” ở ngoài cùng bên trái và sau đó “Chuyển tiếp” ở bên phải.

Chọn hộp để Bật chuyển tiếp. Sau đó, nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp thư đến trong hộp. Theo tùy chọn, bạn có thể chọn hộp để Giữ một bản sao của tin nhắn được chuyển tiếp. Sau đó, nhấp vào “Lưu” khi bạn hoàn thành.

Chuyển tiếp tất cả email

Chuyển tiếp một số email nhất định đến một địa chỉ email khác là một cách hữu ích để cắt giảm công việc phụ khi thực hiện thủ công.