in

Hướng dẫn khôi phục thư đã xóa từ Outlook

1667915767 351 văn phòng triển vọng lede 6

Tất cả chúng ta đều đã trải qua cảm giác đau bụng khi bạn vô tình xóa một cái gì đó. Đó là lý do tại sao chúng tôi rất thích sao lưu mọi thứ, cho dù bạn đang sử dụng PC, Mac, Android hay iPhone. Bạn có thể sao lưu tệp Outlook .pst của mình giống như bất kỳ tệp nào khác—và bạn nên làm như vậy, ngay cả khi điều đó có nghĩa là di chuyển tệp khỏi vị trí mặc định—nhưng điều đó sẽ không giúp bạn khôi phục email mà bạn vừa vô tình xóa.

May mắn thay, bạn có thể khôi phục mục bị xóa nhầm nếu đang sử dụng Microsoft Exchange Server làm máy chủ thư của mình. (Nếu không phải và bạn đang sử dụng địa chỉ thư dựa trên web như Gmail hoặc Yahoo! Mail, lựa chọn tốt nhất của bạn là đăng nhập vào giao diện web cho email của bạn và tìm kiếm ở đó.)

Sự khác biệt giữa Xóa mềm và Xóa cứng

Khi bạn “xóa mềm” một email, bằng cách chọn email đó và sử dụng “Xóa” trên bàn phím hoặc nhấp vào tùy chọn “Xóa” trong Outlook, thư sẽ được gửi đến thư mục Các mục đã xóa. Nó thường nằm trong thư mục Các mục đã xóa cho đến khi bạn làm trống thư mục (mặc dù quản trị viên công ty của bạn có thể đã thay đổi điều này để tự động làm trống thư mục Các mục đã xóa của bạn một cách thường xuyên). Làm trống thư mục Các mục đã xóa được gọi là “xóa cứng” vì nó sẽ xóa hoàn toàn thư khỏi Outlook trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể “xóa cứng” một thư từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook bằng cách sử dụng SHIFT+Delete trên bàn phím, thao tác này sẽ xóa thư đó mà không gửi thư tới thư mục Các mục đã xóa.

Nếu bạn vô tình xóa mềm một thư, hãy đi tới thư mục Các mục đã xóa, tìm thư và di chuyển thư trở lại thư mục mà bạn đã xóa thư. Nếu bạn đã xóa khó một tin nhắn, bạn sẽ cần sử dụng công cụ “Khôi phục các mục đã xóa”.

Cách khôi phục tin nhắn đã xóa cứng

Khi một email bị “xóa cứng”, nó sẽ được chuyển đến thư mục “Các mục có thể khôi phục” ẩn trong Exchange. Theo mặc định, thời gian lưu giữ cho những email đã xóa này là 14 ngày. Điều này có nghĩa là trong 14 ngày sau khi bạn đã “xóa cứng” nội dung nào đó khỏi Outlook, nội dung đó sẽ nằm trong thư mục “Các mục có thể khôi phục” trước khi bị xóa vĩnh viễn (và hoàn toàn không thể khôi phục được). Vì vậy, trừ khi quản trị viên email của bạn thay đổi mặc định, bạn có 14 ngày để sử dụng công cụ “Khôi phục các mục đã xóa” của Outlook để lấy lại email vô tình bị xóa của mình.

Bạn có thể truy cập công cụ này ở một trong ba nơi khác nhau:

Chọn Các mục đã xóa và nhìn vào đầu ngăn thư mục để biết tùy chọn “Khôi phục các mục đã xóa gần đây khỏi thư mục này”.

1 mục đã xóa

Đi tới Trang chủ > Khôi phục các mục đã xóa từ máy chủ.

2 Trang chủ Khôi phục các mục đã xóa

Đi tới Thư mục > Khôi phục các mục đã xóa.

3 thư mục khôi phục các mục đã xóa

Tất cả các tùy chọn này đều khởi chạy cùng một công cụ Khôi phục các mục đã xóa, hiển thị danh sách các mục trong thư mục Các mục có thể khôi phục.

4 Khôi phục các mục đã xóa

Để khôi phục một mục đã xóa, hãy chọn mục đó, đảm bảo rằng “Khôi phục các mục đã chọn” được bật, sau đó nhấp vào “OK”.

5 Khôi phục một mục

Mục này sẽ được chuyển trở lại thư mục Mục đã xóa, sau đó bạn có thể chuyển mục đó trở lại bất kỳ thư mục nào bạn muốn.

Bạn có thể khôi phục nhiều mục từ công cụ Khôi phục các mục đã xóa bằng cách giữ phím Control trong khi chọn các email bạn muốn khôi phục. Nếu có cả một khối email, bạn muốn khôi phục, hãy chọn thư đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và nhấp vào thư ở cuối khối để chọn tất cả. Bạn cũng có nút “Chọn tất cả” nếu muốn khôi phục tất cả các email. Nếu bạn đã chọn nhiều email, có thể mất một chút thời gian để khôi phục chúng vì chúng cần được di chuyển từ thư mục Các mục đã khôi phục trở lại thư mục Các mục đã xóa của bạn.

Bạn cũng có thể lọc email từ đây. Chọn các mục bạn muốn xóa vĩnh viễn, bật “Purge Selected Items” rồi nhấp vào “OK”.

6 vật phẩm tẩy

Một thông báo cảnh báo sẽ được hiển thị, bạn cần lưu ý vì nếu bạn nhấp vào “OK” thì các mục bạn đã chọn sẽ bị xóa và không có cách nào khôi phục được.

7 cảnh báo thanh lọc

Đây là một cảnh báo nghiêm trọng—việc xóa một mục sẽ xóa mục đó khỏi Exchange và mục đó sẽ biến mất vĩnh viễn. Thường không có lý do gì để xóa email của bạn, vì vậy nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, đừng sử dụng tùy chọn Lọc.

Nếu bạn đã vô tình xóa thứ gì đó và bạn không thể tìm thấy nó bằng công cụ Khôi phục các mục đã xóa, bạn không cần phải làm gì khác và gọi ngay cho nhóm hỗ trợ kỹ thuật của mình. Họ có thể có các công cụ có thể lấy lại email của bạn, nhưng được cảnh báo: họ có thể không. Vì vậy, đừng quên sao lưu thường xuyên!