in ,

Hướng dẫn nhập dữ liệu từ PDF sang Excel

Logo Microsoft Excel trên nền xanh

Để nhập dữ liệu từ tệp PDF sang Excel, hãy mở Excel và chuyển đến tab “Dữ liệu”, sau đó điều hướng đến Lấy dữ liệu > Từ tệp > Từ PDF và chọn tệp PDF của bạn. Tùy chỉnh cài đặt nhập nếu cần cho dữ liệu của bạn, sau đó nhấp vào “OK”.

Nếu bạn có tài liệu PDF chẳng hạn như bảng sao kê ngân hàng hoặc báo cáo tài chính, bạn có thể muốn kéo thông tin này vào Microsoft Excel. Với tính năng tích hợp sẵn, bạn có thể dễ dàng nhập và tự động chuyển đổi PDF sang Excel.

Tính năng tiện lợi này có thể giúp bạn không phải tìm kiếm một trình chuyển đổi tệp PDF. Không chỉ vậy, nó còn cho phép bạn chọn và chọn dữ liệu từ tệp bạn muốn nhập. Toàn bộ quá trình chỉ mất một phút.

Lưu ý: Kể từ thời điểm triển khai tính năng này, tháng 8 năm 2020, tính năng này chỉ khả dụng cho những người đăng ký Office 365.

Kết nối tệp PDF với Excel

Để bắt đầu, hãy chọn trang tính bạn muốn làm việc trong Excel và chuyển đến tab Dữ liệu. Nhấp vào mũi tên thả xuống Lấy dữ liệu ở phía bên trái của dải băng. Di chuyển con trỏ của bạn đến Từ tệp và chọn “Từ PDF”.

GetDataFromFilePDF

Định vị tệp của bạn trong cửa sổ duyệt, chọn tệp và nhấp vào “Nhập”.

SelectFileImport

Tiếp theo, bạn sẽ thấy ngăn Điều hướng. Bên trái là các bảng và trang trong tệp PDF của bạn. Bạn có thể tìm kiếm một phần tử ở trên cùng hoặc chỉ cần chọn một phần tử và xem bản xem trước ở bên phải.

Khi bạn nhìn thấy mục mình muốn nhập, hãy nhấp vào “Tải” ở cuối cửa sổ.

Tải dữ liệu

Sau khi dữ liệu của bạn được nhập từ PDF, bạn sẽ thấy dữ liệu đó trong trang tính của mình cùng với thanh bên Truy vấn & Kết nối. Vị trí thuận tiện này cho phép bạn điều chỉnh dữ liệu được kết nối nếu muốn và chúng tôi sẽ giải thích các tùy chọn này bên dưới.

Dữ liệu được tải vào Excel

Điều chỉnh cài đặt tải

Nếu bạn muốn tải dữ liệu ở một định dạng cụ thể, chẳng hạn như bảng tổng hợp hoặc trang tính mới, hãy chọn mũi tên thả xuống Tải và thay vào đó chọn “Tải vào”.

Chọn Tải vào

Sau đó, chọn các tùy chọn của bạn trong cửa sổ Nhập dữ liệu và nhấp vào “OK”.

Chọn một tùy chọn nhập

Chuyển đổi dữ liệu bằng Power Query

Một tùy chọn khác để nhập dữ liệu từ PDF của bạn là chuyển đổi nó bằng Power Query Editor. Trong cửa sổ Bộ điều hướng nơi bạn chọn phần tử để nhập, hãy nhấp vào “Chuyển đổi dữ liệu” ở dưới cùng thay vì “Tải”.

chuyển đổi dữ liệu

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Power Query nơi bạn có thể thực hiện những việc như chọn hoặc thêm nhiều cột hơn, hoán đổi vị trí hàng và cột, quản lý tham số và định dạng dữ liệu.

Trình soạn thảo Power Query

Điều chỉnh dữ liệu được kết nối

Nếu bạn muốn điều chỉnh dữ liệu mình đã nhập, bạn có thể làm như vậy bằng cách mở dữ liệu từ thanh bên Truy vấn & Kết nối. Sau đó, bạn có thể thực hiện các hành động như chỉnh sửa nó bằng Power Query Editor, sao chép, hợp nhất, thêm tham chiếu hoặc xóa dữ liệu được kết nối.

Như đã đề cập, bạn sẽ thấy thanh bên Truy vấn & Kết nối mở ra khi bạn nhập tệp PDF của mình. Nếu bạn vô tình đóng nó, bạn có thể mở lại nó bằng cách chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào “Truy vấn & Kết nối” trong dải băng.

Truy vấn dữ liệuKết nối

Đặt con trỏ chuột lên dữ liệu được kết nối và bạn sẽ thấy một cửa sổ xuất hiện. Ở dưới cùng, bạn có các thao tác để Xem trong Trang tính, Chỉnh sửa và Xóa. Nếu nhấp vào ba dấu chấm, bạn sẽ thấy các tùy chọn như Sao chép, Tham chiếu và Hợp nhất.

Chỉnh sửa dữ liệu được kết nối trong Excel

Bạn cũng có thể thao tác dữ liệu trong trang tính của mình như bình thường. Nếu đang sử dụng bảng, bạn có thể lọc và sắp xếp. Bạn cũng có thể chọn một kiểu khác, cập nhật phông chữ và áp dụng định dạng bổ sung.

Đối với những lúc dữ liệu bạn cần làm việc hoặc phân tích ở dạng PDF, hãy nhớ rằng bạn có thể kéo tệp PDF đó ngay vào Microsoft Excel.

Nếu bạn đang muốn làm ngược lại, hãy tìm hiểu cách lưu một trang tính Excel dưới dạng tệp PDF dễ dàng như thế nào.