in

Hướng dẫn sao lưu và khôi phục email trong Microsoft Outlook

Biểu tượng Microsoft Outlook

Các hệ thống email hiện đại giữ thư của bạn trên đám mây để bạn có thể truy cập thư từ mọi nơi, nhưng ngay cả chúng cũng có giới hạn lưu trữ. Dưới đây là cách tạo bản sao lưu email Microsoft Outlook của bạn và khôi phục nó nếu bạn cần lại những thư đó.

Cách tạo bản sao lưu trong Microsoft Outlook

Thực hiện sao lưu trong Microsoft Outlook rất dễ dàng. Các bản sao lưu được lưu trữ trong các tệp PST (Bảng lưu trữ cá nhân), có thể mở trực tiếp trong Outlook. Đây là cách tạo một cái.

Mở Microsoft Outlook trên máy tính của bạn, bấm vào “Tệp” trong dải băng, sau đó chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

Tùy chọn "Nhập/Xuất" của Outlook.

Nhấp vào “Xuất ra tệp” rồi chọn nút “Tiếp theo”.

Tùy chọn "Xuất thành tệp" của Outlook.

Từ cửa sổ tiếp theo, đánh dấu “Tệp dữ liệu Outlook” và nhấp vào “Tiếp theo” để tiếp tục.

Các loại tệp bạn có thể chọn để xuất sang.

Bạn có thể chọn một thư mục riêng lẻ, chẳng hạn như “Lưu trữ”, nhưng nếu bạn muốn tạo bản sao lưu tất cả các email của mình, hãy nhấp vào tên hộp thư của bạn, đảm bảo rằng “Bao gồm các thư mục con” được chọn và sau đó nhấp vào “Tiếp theo”.

Các lựa chọn thư mục để xuất dữ liệu.

Theo mặc định, tệp của bạn sẽ được gọi là “backup.pst” và được lưu trữ trong thư mục Microsoft Outlook mặc định của Window, nhưng bạn có thể thay đổi vị trí và tên tệp.

Nếu bạn lưu tệp có cùng tên với một tệp PST khác ở vị trí đó, các email sẽ được lưu vào cùng một tệp. Đây là những gì phần “Tùy chọn” dành cho; chọn có thay thế các email trùng lặp, tạo email trùng lặp hoặc hoàn toàn không xuất các email trùng lặp. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Hoàn tất”.

Các tùy chọn xuất cho tệp được xuất sang.

Outlook sẽ tạo tệp PST ở vị trí bạn đã chỉ định. Siêu dữ liệu chẳng hạn như thuộc tính thư mục (chế độ xem, quyền và cài đặt Tự lưu trữ), quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn không được xuất.

Tệp .pst đã xuất trong Windows Explorer.

Sử dụng tính năng sao lưu làm bản sao lưu ngoại vi, để tạo khoảng trống trong tài khoản IMAP của bạn hoặc để di chuyển email vào tài khoản khác hoặc Microsoft Outlook trên thiết bị khác.

Cách khôi phục bản sao lưu trong Microsoft Outlook

Bây giờ bạn đã có tệp PST, bạn cần có thể nhập dữ liệu trong đó trở lại vào Microsoft Outlook, việc này cũng dễ dàng như xuất tệp.

Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn, nhấp vào “Tệp”, sau đó chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

Tùy chọn "Nhập/Xuất" của Outlook.

Tiếp theo, chọn “Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác” và nhấp vào “Tiếp theo”.

Tùy chọn "Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác" của Outlook.

Đánh dấu tùy chọn “Tệp dữ liệu Outlook” rồi chọn “Tiếp theo”.

Các loại tệp bạn có thể chọn để nhập từ đó.

Chọn tệp PST bạn muốn nhập và chọn có thay thế các email trùng lặp, tạo email trùng lặp hay hoàn toàn không nhập email trùng lặp. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Tiếp theo”.

Các tùy chọn nhập cho tệp được nhập từ đó.

Chọn thư mục bạn muốn nhập—hoặc toàn bộ hộp thư, nếu đó là những gì bạn đã xuất—và chọn có nhập các tệp vào thư mục hiện tại mà bạn đang ở hay không hoặc các thư mục có cùng tên với tên mà bạn đã xuất.

Nếu bạn đang khôi phục từ bản sao lưu hoặc di chuyển email của mình sang một thiết bị mới, bạn sẽ muốn “nhập các mục vào cùng một thư mục trong” và chọn tài khoản thư để nhập chúng vào. Thao tác này sẽ tạo cấu trúc thư mục giống như bạn đã xuất sang PST. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Hoàn tất”.

Vị trí Outlook mà các tệp sẽ được nhập vào.

Email của bạn bây giờ sẽ được nhập vào Microsoft Outlook. Nếu bạn đang nhập email từ một tài khoản khác và bạn đang sử dụng IMAP hoặc MAPI, thư đã nhập sẽ được đồng bộ hóa với máy chủ email và bạn sẽ có thể truy cập chúng từ các thiết bị khác. Tùy thuộc vào số lượng email, có thể mất một chút thời gian để quá trình đồng bộ hóa hoàn tất.

Hãy nhớ rằng siêu dữ liệu chẳng hạn như thuộc tính thư mục ( chế độ xem, quyền và cài đặt Tự lưu trữ), quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn không được xuất vào PST, vì vậy chúng sẽ không được nhập và bạn sẽ phải tạo lại chúng.

Comments

Loading…