in

Hướng dẫn sắp xếp tự động email vào từng thư mục cụ thể trong Outlook

Biểu tượng Outlook.

Bất chấp sự gia tăng của các công cụ như Slack, email vẫn không biến mất và đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Một cách để kiểm soát email của bạn là để Outlook tự động sắp xếp các thư đến vào các thư mục cụ thể.

Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng các quy tắc của Outlook. Chúng hoạt động tự động khi bạn gửi hoặc nhận email và thực hiện các tác vụ bạn đã chọn trước.

Có hai cách bạn có thể tạo quy tắc để thực hiện việc này. Phương pháp đầu tiên dễ dàng hơn và hoạt động tốt nhất với một địa chỉ email mà bạn muốn tự động di chuyển. Điều này lý tưởng cho các email luôn đến từ một địa chỉ duy nhất, chẳng hạn như hệ thống bán vé hoặc cảnh báo.

Phương pháp thứ hai phức tạp hơn một chút nhưng vẫn khá đơn giản. Nó hoạt động tốt nhất cho toàn bộ miền—chẳng hạn như tất cả email từ những người trong cùng một doanh nghiệp—hoặc nếu bạn muốn thiết lập một loạt quy tắc lần lượt.

Tạo quy tắc đơn giản

Để tạo quy tắc theo cách đơn giản, hãy mở hộp thư đến Outlook của bạn, bấm chuột phải vào email bạn muốn sắp xếp tự động, rồi bấm vào Quy tắc > Tạo quy tắc.

1 Tạo quy tắc

Cửa sổ Tạo quy tắc mở ra. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tên của người đó. Điều này yêu cầu Outlook áp dụng quy tắc cho bất kỳ email nào từ địa chỉ đó. Tiếp theo, nhấp vào hộp kiểm “Di chuyển mục vào thư mục:”.

2 Từ

Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn thư mục bạn muốn chuyển email đến (hoặc nhấp vào “Mới” để tạo thư mục mới), sau đó nhấp vào “OK”.

3 thư mục

Quy tắc của bạn hiện đã sẵn sàng, vì vậy hãy nhấp vào “OK”.

4 được

Một hộp thoại xác nhận xuất hiện. Nhấp vào hộp kiểm “Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong thư mục hiện tại”, sau đó nhấp vào “OK”.

5 Đã tạo quy tắc

Từ bây giờ, bất kỳ email nào từ địa chỉ đó sẽ chuyển đến thư mục bạn đã chọn.

Tạo các quy tắc phức tạp hơn

Để đặt quy tắc từ đầu, hãy nhấp vào Trang chủ > Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

6 Tạo quy tắc

Cửa sổ “Quy tắc và Cảnh báo” sẽ mở ra. Nhấp vào “Quy tắc mới”.

7 Quy tắc mới

Thao tác này sẽ mở cửa sổ “Trình hướng dẫn quy tắc”. Trong phần “Bắt đầu từ quy tắc trống”, nhấp vào “Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được” rồi nhấp vào “Tiếp theo”.

Thuật sĩ 8 quy tắc

Tại đây, bạn chọn điều kiện email phải đáp ứng để áp dụng quy tắc. Chúng tôi sẽ đặt các điều kiện để áp dụng cho mọi email đến từ tên miền @howtogeek.com.

Chọn hộp kiểm “Với các từ cụ thể trong địa chỉ của người gửi”, sau đó, trong hộp văn bản ở dưới cùng, nhấp vào “Các từ cụ thể”.

9 từ cụ thể

Trong cửa sổ mở ra, hãy nhập tên miền mà bạn muốn áp dụng quy tắc. Nếu email đến từ những người có địa chỉ kết thúc bằng “@acmeanvils.com”, hãy nhập địa chỉ đó rồi nhấp vào “Thêm”.

Bạn có thể nhập nhiều mục vào đây, vì vậy nếu bạn có một vài khách hàng quan trọng, bạn có thể thêm tất cả họ vào đây. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “OK”.

10 Tìm kiếm

Trình hướng dẫn quy tắc hiển thị các miền email bạn đã chọn. Bạn có thể nhấp vào các điều khoản để chỉnh sửa chúng nếu chúng thay đổi. Khi mọi thứ đã được đặt, hãy nhấp vào “Tiếp theo”.

11

Chúng ta sẽ chọn thư mục này trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn để di chuyển những email này đến. Đánh dấu vào ô “Move it to the Specified Folder”, sau đó nhấp vào “Specified” trong hộp văn bản ở dưới cùng.

12 Chỉ định

Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn thư mục bạn muốn chuyển email đến (hoặc nhấp vào “Mới” để tạo một thư mục), sau đó nhấp vào “OK”.

3 thư mục

Trình hướng dẫn quy tắc hiển thị thư mục bạn đã chọn. Nếu đó không phải là thư mục phù hợp, hãy nhấp vào thư mục đó để thay đổi, rồi nhấp vào “Tiếp theo”.

13 thư mục

Bây giờ bạn có thể chỉ định bất kỳ ngoại lệ nào; nhấp vào “Tiếp theo” nếu bạn không muốn thêm bất kỳ.

Nhập tên cho quy tắc, chọn hộp kiểm “Chạy quy tắc này ngay trên thư đã có trong ‘Hộp thư đến’”, sau đó nhấp vào “Hoàn tất”.

14 Xong

Quy tắc của bạn hiện đã hoàn tất và xuất hiện trong cửa sổ “Quy tắc và Cảnh báo”. Nhấp vào “Áp dụng” để hoàn tất quy trình.

15 quy tắc

Quy tắc của bạn hiện đang hoạt động. Bất kỳ email nào đáp ứng các điều kiện bạn đã chọn sẽ chuyển đến thư mục đã chọn. Ngoài ra, bất kỳ quy tắc nào bạn tạo trong ứng dụng khách Outlook đều được phản chiếu trong ứng dụng web Outlook.

Comments

Loading…