in

Hướng dẫn thu hồi email trong Outlook

Logo Microsoft Outlook trên nền xanh

“Ồ không, lẽ ra tôi không nên gửi email đó.” Điều này đã xảy ra với tất cả chúng ta ít nhất một lần. Tin vui là bạn có thể hủy gửi hoặc thu hồi email trong Microsoft Outlook. Để giúp bạn ngăn chặn tình huống này trong tương lai, chúng tôi sẽ giải thích cách hủy gửi email và cách trì hoãn email để bạn có thể xem lại.

Sử dụng hoàn tác gửi trong Outlook cho web

Bạn có thể hủy gửi email trong Outlook dành cho web bằng một lần bấm. Bạn sẽ có tối đa 10 giây để làm như vậy. Trước tiên, bạn sẽ muốn đảm bảo tính năng này được thiết lập đúng cách.

Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng) và cuộn xuống cuối thanh bên kết quả. Sau đó, chọn “Xem tất cả cài đặt Outlook”.

Xem tất cả cài đặt Outlook trong thanh bên

Khi cửa sổ Cài đặt bật mở, hãy chọn “Thư” ở ngoài cùng bên trái, sau đó chọn “Soạn thư và Trả lời” ở bên phải.

Ở ngoài cùng bên phải, di chuyển xuống phần Hoàn tác gửi. Bạn sẽ thấy giải thích ngắn gọn về tính năng này với một thanh trượt để điều chỉnh số giây lên đến 10.

Hoàn tác Gửi cài đặt cho khung thời gian

Khi bạn điều chỉnh thời gian Hoàn tác gửi, hãy nhớ nhấp vào “Lưu” ở dưới cùng.

Hủy gửi email của bạn

Lần tiếp theo bạn gửi email trong Outlook dành cho web, bạn sẽ thấy một thông báo ngắn xuất hiện ở dưới cùng.

Nhấp vào “Hoàn tác” để ngăn email của bạn đến người nhận trong khung thời gian bạn đã đặt ở trên.

Hoàn tác tin nhắn sau khi gửi email

Sau đó, bạn sẽ thấy email dưới dạng bản nháp, giống như khi bạn tạo email ban đầu. Từ đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó theo sở thích của mình.

Email nháp trong Outlook cho web

Thu hồi Email trong Outlook trên Máy tính để bàn

Mặc dù tương tự, nhưng ứng dụng Outlook trên máy tính cung cấp tính năng thu hồi thay vì tùy chọn Hoàn tác Gửi.

Sự khác biệt là email vẫn được gửi đến người nhận; tuy nhiên, bạn có thể gọi lại nếu người nhận chưa mở email.

Không có khung thời gian liên quan để bạn nhớ lại tin nhắn. Nhưng bạn càng đợi lâu thì khả năng người nhận mở email càng cao.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể thu hồi email sau khi nhấn Gửi nếu cả bạn và người nhận đều có tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.

Chuyển đến thư mục Đã gửi cho tài khoản email, nếu bạn có nhiều tài khoản. Chọn tin nhắn để mở nó trong cửa sổ riêng và chuyển đến tab Tin nhắn.

Trong phần Di chuyển của ruy-băng, hãy bấm vào mũi tên thả xuống để có thêm Tác vụ Di chuyển. Chọn “Nhớ lại tin nhắn này”.

Gọi lại thông báo này trong menu Hành động di chuyển khác

Trong cửa sổ bật lên Thu hồi thư này, hãy đánh dấu một tùy chọn để xóa các bản sao chưa đọc của email hoặc xóa các bản sao chưa đọc và thay thế chúng bằng một thư mới.

Theo tùy chọn, hãy chọn hộp sau nếu bạn muốn được thông báo về việc thu hồi thành công hay thất bại. Nhấp vào “OK.”

Nhớ lại các tùy chọn trong Outlook

Nếu bạn chọn tùy chọn thay thế email, một cửa sổ soạn thư mới sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy tin nhắn gốc mà bạn có thể chỉnh sửa.

Chọn “Gửi” khi bạn hoàn tất chỉnh sửa email.

Thay thế email cho một tin nhắn được thu hồi

Lưu ý: Người nhận của bạn có thể nhận được email mà bạn muốn thu hồi thư.

Tạo một quy tắc để trì hoãn việc gửi email

Để tránh vô tình gửi email hoặc gửi email quá nhanh đến mức bạn quên tệp đính kèm hoặc người nhận, bạn có thể tạo quy tắc trong ứng dụng khách Outlook trên máy tính.

Quy tắc này trì hoãn việc gửi email trong số phút bạn chỉ định. Các email vẫn còn trong Hộp thư đi của bạn, nơi bạn có thể xem lại chúng trước khi chúng được gửi đi.

Chuyển đến tab Tệp và chọn “Thông tin” ở bên trái. Chọn tài khoản email của bạn ở trên cùng nếu bạn có nhiều tài khoản. Sau đó, nhấp vào “Quản lý quy tắc & cảnh báo”.

Quản lý Quy tắc và Cảnh báo trong phần Thông tin Outlook

Trong hộp Quy tắc và Cảnh báo, hãy xác nhận rằng bạn đang ở trên tab Quy tắc Email và địa chỉ email chính xác được hiển thị. Sau đó, chọn “Quy tắc mới” ở trên cùng bên trái.

Quy tắc mới trong hộp Quy tắc và Cảnh báo

Khi Trình hướng dẫn quy tắc mở ra, hãy chọn “Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi” trong phần Bắt đầu từ quy tắc trống. Bấm tiếp.”

Áp dụng cho tin nhắn tôi gửi tùy chọn cho một quy tắc

Tiếp theo, bạn có thể chọn các điều kiện cụ thể cho quy tắc của mình nếu muốn.

Chẳng hạn, bạn có thể chỉ muốn quy tắc áp dụng cho những thư được đánh dấu là quan trọng hoặc những thư có một số từ nhất định trong dòng chủ đề.

Nếu bạn không chọn bất kỳ điều kiện nào, chỉ cần chọn “Tiếp theo”. Sau đó, bạn sẽ thấy một cảnh báo xác nhận rằng bạn muốn áp dụng quy tắc của mình cho mọi email bạn gửi.

Nhấp vào “Có” để xác nhận và tiếp tục.

Tin nhắn xác nhận có điều kiện và không có điều kiện

Trên màn hình tiếp theo, hãy đánh dấu vào ô ở dưới cùng để Trì hoãn giao hàng trong một số phút.

Sau đó, nhấp vào liên kết đến “a number of” trong hộp Bước 2 ở dưới cùng.

Trong cửa sổ bật lên tiếp theo, hãy nhập số phút bạn muốn sử dụng và nhấp vào “OK”. Sau đó, chọn “Tiếp theo”.

Trì hoãn hành động và thiết lập hộp biên bản

Nếu bạn muốn áp dụng bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc của mình, hãy chọn những hộp tiếp theo. Sau đó, nhấp vào “Tiếp theo” một lần nữa.

Ngoại lệ cho quy tắc Outlook

Trên màn hình cuối cùng, hãy đặt tên cho quy tắc của bạn. Chọn hộp để Bật Quy tắc này và tùy chọn hộp để Tạo Quy tắc này trên Tất cả Tài khoản.

Xem lại mô tả quy tắc ở phía dưới. Nếu bạn cần thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào “Quay lại”. Nếu không, hãy chọn “Hoàn tất” để tạo quy tắc của bạn.

Đặt tên và bật cài đặt quy tắc trong Outlook

Khi quay lại cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo, bạn sẽ thấy quy tắc mới của mình trong danh sách. Chọn “Áp dụng” và sau đó “OK” để đóng cửa sổ và quay lại hộp thư đến của bạn.

Áp dụng quy tắc

Để xem lại các email đang chờ gửi, hãy chuyển đến thư mục Hộp thư đi cho tài khoản email của bạn. Sau đó, bạn có thời gian để chỉnh sửa hoặc xóa email trước khi nó đến tay người nhận.

Hộp thư đi hiển thị tin nhắn đang chờ gửi

Khi bạn gửi thư thiếu tệp đính kèm hoặc chứa chi tiết không nên có, bạn có nhiều cách để hủy gửi hoặc thu hồi email. Tuy nhiên, để đảm bảo điều này không xảy ra lần nữa, hãy cân nhắc thiết lập quy tắc gửi chậm trễ cho các email Outlook bạn gửi.