in

Hướng dẫn tự động gửi email BCC trong Outlook

Biểu tượng Microsoft Outlook

Đôi khi, bạn có thể muốn sao chép các email đã gửi của mình sang một địa chỉ khác mà người nhận không biết. Trong Microsoft Outlook, bạn có thể thiết lập các quy tắc để thực hiện việc này. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình và chia sẻ một lưu ý quan trọng.

Hầu hết mọi người đều quen thuộc với tùy chọn CC (bản sao) trong chương trình email của họ. CC’ing ai đó có nghĩa là bạn đang gửi cho họ một bản sao của tin nhắn. Những người nhận khác cũng có thể xem ai đã được CC’ed.

Ngoài ra còn có tùy chọn BCC (bản sao mù). Bất kỳ ai mà bạn BCC sẽ bị ẩn khỏi những người nhận khác, nhưng người đó sẽ có thể nhìn thấy người gửi và người nhận.

Trong Outlook, bạn có thể thêm trường BCC vào email bằng một nút chuyển đổi đơn giản. Để làm như vậy, hãy mở một email mới, chuyển sang tab “Tùy chọn”, sau đó nhấp vào “Bcc”. Thao tác này sẽ hiển thị trường “Bcc” trên email này và tất cả các email mới. Để ẩn nó một lần nữa, hãy nhấp vào Tùy chọn > Bcc trên bất kỳ email mới nào.

Nút chuyển đổi "BCC" của Outlook.

Nếu bạn muốn BCC ai đó trên một email cụ thể, chỉ cần nhập địa chỉ email của người đó vào trường “Bcc” giống như cách bạn làm trong trường “Tới” hoặc “Cc”.

Trường “Bcc” được sử dụng phổ biến nhất khi gửi email hàng loạt đến nhiều người nhận, chẳng hạn như bản tin. Tùy thuộc vào nơi bạn ở trên thế giới, bạn có thể có nghĩa vụ pháp lý phải ẩn địa chỉ email của mọi người vì lý do bảo vệ dữ liệu.

Ngay cả khi không có nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, thì vẫn là một thông lệ tốt (và phép lịch sự thông thường) là không phát địa chỉ email của mọi người mà không có sự đồng ý của họ.

Có những tình huống khác mà bạn có thể muốn BCC cho ai đó. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc với một nhân viên hoặc đồng nghiệp rắc rối, bạn có thể muốn lưu giữ hồ sơ về các tương tác email của mình trong trường hợp bạn cần đưa ra lời phàn nàn. BCC cho phép bạn gửi các bản sao của tin nhắn đến bất kỳ địa chỉ nào bạn muốn mà người nhận không biết về nó.

Nếu bạn muốn thêm người nhận BCC vào mọi email một cách tự động hoặc vào các email cụ thể—chẳng hạn như những email gửi cho một cá nhân nhất định hoặc có chứa các từ cụ thể trong dòng chủ đề—không có cách nào đơn giản để làm như vậy. Nếu bạn đã sử dụng các quy tắc của Outlook, bạn có thể mong đợi đây là một tùy chọn, nhưng thật không may, nó không phải như vậy.

Các tùy chọn hành động trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Có thể sử dụng các quy tắc, nhưng bạn phải tạo nhiều quy tắc. Cụ thể, một quy tắc áp dụng danh mục cho email bạn muốn BCC và quy tắc khác để tự động chuyển tiếp email trong danh mục đó đến địa chỉ khác. Điều này không hoàn toàn giống với BCC, nhưng nó đạt được điều tương tự.

Cảnh báo quan trọng mà chúng tôi đã đề cập trước đó là rất nhiều doanh nghiệp chặn nhân viên của họ tự động chuyển tiếp email bên ngoài công ty. Điều này là do các quy tắc tự động chuyển tiếp là phương pháp phổ biến mà tội phạm mạng sử dụng để lấy dữ liệu từ các doanh nghiệp.

Bất kỳ doanh nghiệp nào đủ lớn để có bộ phận CNTT riêng rất có thể sẽ chặn tính năng tự động chuyển tiếp. Nó cũng có thể nhận được cảnh báo khi ai đó thiết lập quy tắc tự động chuyển tiếp.

Nếu công ty của bạn chặn tự động chuyển tiếp, bạn sẽ phải thêm BCC theo cách thủ công nếu nó chuyển đến một địa chỉ email bên ngoài. Tuy nhiên, nếu bạn đang chuyển tiếp đến một hộp thư khác trong công ty của mình hoặc công ty của bạn không chặn tính năng tự động chuyển tiếp, thì bạn nên tiếp tục.

Với lưu ý đó, đây là cách thiết lập hai quy tắc.

Quy tắc 1: Áp dụng một danh mục

Đảm bảo rằng bạn đang ở trong Hộp thư đến Outlook của mình, sau đó, trong khi xem tab “Trang chủ”, hãy bấm vào Quy tắc > Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.

Tùy chọn Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

Trong bảng “Quy tắc và Cảnh báo”, hãy nhấp vào “Quy tắc mới”.

Nút "Quy tắc mới".

Chọn “Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi” trong “Trình hướng dẫn quy tắc” xuất hiện, sau đó nhấp vào “Tiếp theo”.

"Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Tiếp theo, bạn chọn những email mà bạn muốn tự động áp dụng danh mục. Nếu bạn muốn phân loại tất cả các email, hãy nhấp vào “Tiếp theo”. Một cảnh báo sẽ được hiển thị; nhấp vào “Có”.

Đối thoại xác nhận quy tắc.

Nếu bạn chỉ muốn phân loại các thư cụ thể, bạn sẽ phải chọn loại nào. Có rất nhiều điều kiện để lựa chọn, bao gồm những điều kiện có một số từ nhất định trong dòng chủ đề hoặc nội dung, những điều kiện có tệp đính kèm, v.v.

Chúng tôi sẽ phân loại các email được gửi đến một người cụ thể, vì vậy chúng tôi chọn tùy chọn “Đã gửi tới Mọi người hoặc Nhóm Công khai”.

"Gửi tới mọi người hoặc nhóm công khai" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Chúng tôi nhấp vào liên kết “Mọi người hoặc Nhóm công cộng” để chọn người nhận.

Liên kết "mọi người hoặc nhóm công khai".

Chúng tôi có thể chọn người từ sổ địa chỉ của mình hoặc nhập trực tiếp địa chỉ email vào trường “Tới”, sau đó nhấp vào “OK”.

Trường để đặt địa chỉ email của người nhận.

Chúng tôi nhấp vào “Tiếp theo”.

Nút "Tiếp theo" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, chúng tôi chọn “Gán nó cho Danh mục Danh mục”.

Tùy chọn "gán cho danh mục thể loại" trong Trình hướng dẫn quy tắc.

Sau đó, chúng tôi nhấp vào liên kết “Danh mục” để chỉ định một danh mục.

Liên kết "danh mục".

Trong cửa sổ “Danh mục màu” mở ra, chúng tôi chọn danh mục mà chúng tôi muốn áp dụng điều này. Bạn cũng có thể nhấp vào “Mới” để tạo một cái mới, sau đó nhấp vào “OK”.

Bảng "Danh mục màu".

Để tránh tự động chuyển tiếp nhầm email cho chính mình, hãy cân nhắc tạo một danh mục hoàn toàn mới chỉ dành cho việc này.

Danh mục trong trình hướng dẫn sẽ thay đổi thành danh mục bạn đã chọn. Nhấp vào “Kết thúc”.

Nút "Kết thúc" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Nhấp vào “OK” trong hộp xác nhận và quy tắc đầu tiên của bạn được tạo.

Hộp thoại xác nhận Quy tắc.

Quy tắc 2: Tự động chuyển tiếp email

Bây giờ bạn phải thiết lập quy tắc tự động chuyển tiếp các email có danh mục bạn đã chọn trong Quy tắc 1.

Trước tiên, hãy nhấp vào thư mục mục “Đã gửi” của bạn để chuyển sang thư mục đó. Bước này là cần thiết, nếu không, quy tắc sẽ chỉ chạy trên các email trong Hộp thư đến của bạn.

Trên tab “Trang chủ” trong Outlook, nhấp vào Quy tắc > Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.

Tùy chọn Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

Chọn “Quy tắc mới”.

Nút "Quy tắc mới".

Trong “Trình hướng dẫn quy tắc”, nhấp vào “Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được” rồi nhấp vào “Tiếp theo”.

"Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được" trong Quy tắc Wixard.

Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy chọn “Được gán cho Danh mục Danh mục”.

Tùy chọn "được gán cho thể loại danh mục" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Nhấp vào liên kết “Danh mục” để chọn danh mục mà bạn muốn chỉ định.

Liên kết "danh mục".

Trong cửa sổ “Danh mục màu”, hãy chọn danh mục bạn đã đặt trong Quy tắc 1, sau đó nhấp vào “OK”.

Bảng "Danh mục màu".

Danh mục trong trình hướng dẫn sẽ thay đổi thành danh mục bạn đã chọn. Bấm tiếp.”

Nút "Tiếp theo" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Trên trang tiếp theo, chọn “Chuyển tiếp nó tới mọi người hoặc nhóm công khai”.

Tùy chọn "chuyển tiếp tới mọi người hoặc nhóm công khai" trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

Nhấp vào liên kết “Mọi người hoặc Nhóm công cộng” để chọn người nhận.

Liên kết "mọi người hoặc nhóm công khai".

Bạn có thể chọn địa chỉ mà bạn muốn chuyển tiếp email từ sổ địa chỉ của mình hoặc nhập địa chỉ đó vào trường “Tới”. Sau đó, nhấp vào “OK”.

Trường để đặt địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp email đến.

Nhấp vào “Tiếp theo” hai lần để đến trang cuối cùng của trình hướng dẫn. Đặt tên cho quy tắc của bạn, đảm bảo rằng tên đó áp dụng cho thư mục “Các mục đã gửi”, sau đó nhấp vào “Hoàn tất”.

Trang cuối cùng của Trình hướng dẫn Quy tắc.

Quy tắc của bạn hiện đã được tạo! Bất cứ khi nào bạn gửi email đến người bạn đã chỉ định, một danh mục sẽ được thêm vào email (Quy tắc 1). Sau khi email đến thư mục “Mục đã gửi”, email đó sẽ tự động được chuyển tiếp đến địa chỉ bạn đã chỉ định trong Quy tắc 2.

Comments

Loading…